RentPackage میں جنرل لیجر کیسے تیار کریں، کرایہ اور پراپرٹی اکاؤنٹس کو خودکار طور پر خلاصہ کرنا
کیا آپ اب بھی کرایہ کی آمد و خرچ کو Excel میں ایک ایک کر کے درج کر رہے ہیں؟ RentPackage میں مکمل بُک کیپنگ انجن موجود ہے، جس میں آپ کا کام بس کرایہ وصول کرنا اور اکاؤنٹ درج کرنا ہے، نظام خود بخود اکاؤنٹنگ جرنل تیار کرتا ہے۔ جب آپ اکاؤنٹ دیکھنا چاہیں، مدت منتخب کریں اور ایک بٹن دبائیں، فوری طور پر ایک بیلنسڈ جنرل لیجر تیار ہوجاتا ہے - نہ ہی حساب کتاب کی معلومات کی ضرورت ہے اور نہ ہی دستی افزودگی کی۔
فوری روابط
1. جنرل لیجر کیا ہے؟
جنرل لیجر ایک مخصوص مدت کے دوران ہونے والی تمام تر لین دین کو اکاؤنٹنگ ہیڈز (اثاثے، واجبات، مالک کی اصل، آمدنی، اخراجات) کے مطابق خلاصہ کرتا ہے، ہر ہیڈ کے ڈیبٹ ٹوٹل، کریڈٹ ٹوٹل اور بیلنس کو ظاہر کرتا ہے۔ یہ آمدنی کے بیان اور بیلنس شیٹ کی بنیاد ہے اور آڈٹ کے دوران عام طور پر مطلوبہ رپورٹ ہے۔ جب آپ کو اکاؤنٹنٹ، مالک مکان یا ٹیکس حکام کو اکاؤنٹ کے بارے میں جواب دینا ہو تو یہ رپورٹ آپ کی بیس ہے۔
2. رپورٹ کے ڈیٹا کے ذرائع
جنرل لیجر کے اعداد و شمار دو مقامات سے آتے ہیں، اور دونوں خودکار طور پر ملا کر حساب کیے جاتے ہیں:
- اکاؤنٹنگ پیریڈ کے خودکار جرنل انٹریز: معاہدے کے قیام کے بعد، نظام اکاؤنٹنگ پیریڈ کے مطابق کرایہ، ڈپازٹ، مینیجمنٹ فیس وغیرہ کے انٹریز خودکار طور پر تیار کرتا ہے۔ جب وصولیاں درج ہوتی ہیں تو متعلقہ انٹریز بھی ساتھ ہی مکمل ہوجاتی ہیں، پورا عمل بغیر انسانی مداخلت کے مکمل ہوتا ہے۔
- دستی اندراجات: دورانِ حساب کے علاوہ کی آمدنی و اخراجات (جیسے کہ مرمت کے اخراجات, ابتدائی بیلنس, مالک کی تقسیم) کو دستی اندراجات کا آپشن استعمال کر کے درج کریں، طریقہ کار کے لئے ملاحظہ کریں: دستی اندراجات کی رہنمائی
3. جنرل لیجر تیار کریں
پہلا مرحلہ: رپورٹ سیکشن میں جائیں
براہِ کرم بائیں مینیو میں 'رپورٹ' → 'رپورٹ' کو کلک کریں۔
دوسرا مرحلہ: رپورٹ کے حالات سیٹ کریں
- رپورٹ کی قسم: 'جنرل لیجر' منتخب کریں۔
- پراپرٹی/مالک/کمپنی: پوچھ گچھ کے لیے مطلوبہ موضوع کا انتخاب کریں۔ ایک ہی اکاؤنٹ مختلف مالکان کے لیے الگ بیلنس شیٹ تیار کر سکتا ہے، ہر مالک کا حساب دوسروں سے الگ رہتا ہے، جو کہ ایجنٹس کے لیے خاص طور پر اہم ہے۔
- رپورٹ کی مدت: تلاش کی مدت کی تاریخوں کا انتخاب کریں، جیسے 2026/01/01 – 2026/07/24۔
- اکاؤنٹنگ کی بنیاد:
- نقد بنیاد: حقیقی طور پر موصول ہونے والی تاریخ کو بنیاد مانیں، جب رقم حقیقت میں آئے تبھی آمدنی۔ ذاتی مالک مکان اور چھوٹے پیمانے کے حساب کتاب کے لیے مناسب۔
- ادھار کی بنیاد: وصولی کی تاریخ پر بنیاد مانیں، کرایہ کا وقت ختم ہونے پر آمدنی گنی جائے، چاہے وصول ہوئی یا نہیں۔ رسمی مالی رپورٹ کی ضرورت والے کمپنیوں کے لیے مناسب۔
سیٹنگ مکمل کرنے کے بعد، 'رپورٹ تیار کریں' پر کلک کریں۔
مرحلہ 3: رپورٹ دیکھیں
4. اس رپورٹ کو کیسے پڑھیں
رپورٹ کو اکاؤنٹ کی قسم کے لحاظ سے پانچ بڑے حصوں میں تقسیم کیا گیا ہے، مثالی اعداد کے ساتھ وضاحت:
- اثاثے: آمانتی بینک اکاؤنٹ کا بیلنس 443,579، جو مدت کے دوران معاملہ کرنے والے فنڈز کا حقیقی بیلنس ظاہر کرتا ہے؛ اکاؤنٹس وصولی کا بیلنس 402,695، جو کہ موعد گزارنے والی مگر ابھی تک موصول نہ ہونے والی رقم کو ظاہر کرتا ہے؛ دیگر عنوانات جیسے کہ جمع بینک اکاؤنٹ جمع اکاؤنٹ کے فنڈز کو علیحدہ دکھاتے ہیں۔
- ذمے داریاں: جمع اکاؤنٹ میں بیلنس 577,332، ایڈوانس رقم بیلنس 13,685۔ جمع اکاؤنٹ اور ایڈوانس رقم آمدنی نہیں ہیں، بلکہ کرایے داروں کو واپس کی جانے والی یا مستقبل کے مدتی رقم ہیں، نظام خود بخود صحیح طریقے سے سرملکت کرتا ہے، تاکہ عام بے ترتیبی سے بچا جا سکے، جیسے کے جمع کی گئی زمرہ غلطی سے آمدنی تصور کی گئی۔
- مالکان کا ایکویٹی: ابتدائی بیلنس کریڈٹ 4,523، وقت شروع میں منتقل شدہ ایکویٹی؛ مالکان کی تقسیم، دورانیہ میں مالکان کو دی گئی رقم، ایکویٹی کی کمی کا حصہ ہے، اور سرخ ہندسوں میں ظاہر کیا جاتا ہے۔ روزمرہ کرایہ وصولی میں بہت کم ایکویٹی اندراج ہوتے ہیں، یہ حصہ عمومی طور پر ابتدائی بیلنس، سرمایہ کاری یا مالکان کی تقسیم سے آتا ہے، اگر دورانیہ میں ایسی کوئی اندراج نہ ہو تو یہ ظاہر نہیں ہوتا۔
- آمدنی: کرایہ کی آمدنی 222,818 کے علاوہ، صفائی کی فیس، پانی کا بل، انٹرنیٹ فیس، کمرہ جمع سب کے متعلق آمدنی مختلف عنوانات کے تحت علیحیدہ علیحیدہ ظاہر کی جاتی ہے، اور مجموعی آمدنی 243,849، ہر آمدنی کا ذریعہ واضح طور پر دکھایا گیا ہے۔
- اخراجات: دورانیہ میں واقع ہونے والے اخراجات جیسے کے کمپنی مینجمنٹ فیس، کرایہ کے اخراجات، اور سروس فیس اخراجات، ڈیبٹ کی مجموعی 30,015۔
5. پرنٹ اور محفوظ کریں
رپورٹ کے اوپری دائیں کونے میں پرنٹ آئیکن کا استعمال کرتے ہوئے براہ راست پرنٹ یا پی ڈی ایف محفوظ کریں، اکاؤنٹنٹ یا مالک کو رپورٹ دیتے وقت فارمیٹ دوبارہ تیار کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔
6. عمومی سوالات
نقدی کی بنیاد اور اکمپی کی بنیاد کے نمبر کیوں مختلف ہیں؟
فرق تسلیم کے وقت میں ہے۔ اکمپی کی بنیاد پر "اکاؤنٹس وصول" کی تاریخ پر تسلیم کیا جاتا ہے، کرایہ کی میعاد پوری ہوتے ہی آمدنی شمار کی جاتی ہے؛ نقدی کی بنیاد پر "مالی وصول" کی تاریخ پر تسلیم کیا جاتا ہے، رقم ملتے ہی شمار کی جاتی ہے۔ اگر کوئی مکان دار تاخیر سے ادائیگی کرے، تو دونوں بنیادوں پر موجودہ دور کی آمدنی مختلف ہوگی، یہ معمول کی بات ہے۔
کیا دستی اندراجات جنرل لیجر میں نظر آئیں گے؟
ہاں۔ دستی اندراجات اور آٹو جنریٹیڈ پیریڈ کی اندراجات سب یکجا ہوکر شورا کی جاتی ہیں، اضافی ترتیب کی ضرورت نہیں۔
کیا میں صرف ایک رہائشی یونٹ کے اکاؤنٹس کو دیکھ سکتا ہوں؟
ہاں۔ "رہائشی یونٹ/مالک/کمپنی" ڈراپ ڈاؤن میں مخصوص یونٹ منتخب کریں، نظام صرف اس یونٹ کی اندراجات کو شورا کرے گا۔