کرایہ کے مطابق حسب ضرورت اطلاع نامے: کرایہ یاد دہانی، معاہدہ کی میعاد ختم ہونے کی اطلاع، نظام درست وقت پر درست شخص کو ارسال کرے

حسب ضرورت نوٹیفیکیشن آپ کے لیے کیا کر سکتا ہے؟

کرائے کی منیجمنٹ میں بہت سارے 'وقت آنے پر کچھ لوگوں کو اطلاع دینا' قسم کے کام ہوتے ہیں: معاہدے کی میعاد ختم ہونے کے قریب ہو تو تجدید کے لیے یاد دلائیں، کرایہ دار کو اطلاع دیں؛ پالیسی کی میعاد ختم ہونے کے قریب ہو تو تجدید کا یاد دلائیں؛ ہر سال ایک مقررہ وقت پر کرایہ میں تبدیلی کی اطلاع بھیجیں۔ حسب ضرورت نوٹیفیکیشن سے آپ ان کاموں کو اصولوں کے طور پر لکھ سکتے ہیں: کب بھیجنا (ٹریگر کنڈیشن)، کس کو بھیجنا (نوٹیفیکیشن کا ہدف اور فلٹر کنڈیشن)، کیا بھیجنا (متغیرات کے ساتھ نوٹیفیکیشن مواد)، ایک بار ترتیب دے دیا جائے تو نظام خود بخود ہر معاہدے کی تاریخ کو دیکھتا رہتا ہے اور وقت پر خودکار بھیج دیتا ہے۔

اہمیت یہ ہے کہ نوٹیفیکیشن مواد فرداً فرداً ذاتی نوعیت کا ہو: مواد میں متغیرات شامل ہوں (مثلاً کرایہ دار کا نام، پراپرٹی کا نام، معاہدے کی شروع تاریخ)، ارسال کے وقت نظام ہر وصول کنندہ کے اپنے معاہدے کی معلومات سے مواد کو بدل دیتا ہے۔ ایک اصول ایک سو کرایہ داروں کو بھیجی جائے، ہر ایک کو اپنے نام، اپنے کمرے، اپنی تاریخ کے ساتھ ایک پیغام ملتا ہے، جیسے ہاتھ سے لکھا ہوا ہو، لیکن پوری طرح خودکار۔

داخلہ: بائیں مینو میں نوٹیفیکیشن پر کلک کریں، مطلوبہ نوٹیفیکیشن اصول منتخب کریں۔ فہرست میں نظام کے اندرونی عمومی اصول (تجدید کا یاد دہانی، نوٹیفیکیشن چھوڑنا، انشورنس کی میعاد ختم ہونے کی اطلاع، کرایہ کی تبدیلی کی یاد دہانی وغیرہ) دیکھی جا سکتی ہیں، براہ راست فعال کریں اور استعمال کریں؛ اوپر دائیں جانب 'نیا' پر کلک کرنے سے اپنا اصول بنائیں۔

اسے کس طرح استعمال کیا جا سکتا ہے؟ پانچ حقیقی منظرنامے

یہ سب داخلی اصول یا چند منٹوں میں سیٹ کیے جانے والے اصول ہیں:

قواعد بنانے کے چار مراحل

مرحلہ 1: بنیادی ترتیبات

فعال کرنے کا سوئچ آن کریں، قواعد کو قابل شناخت نام دیں، اور نوٹس کے وصول کنندگان منتخب کریں: کرایہ دار (ایسے کرایہ داروں کو بھیجیں جن کے معاہدے مطابقت رکھتے ہیں) یا عملہ (صرف ان عملے کو بھیجیں جو اس پراپرٹی میں دلچسپی رکھتے ہیں، تاکہ غیر متعلقہ ساتھیوں کو نوٹس نہ ملے)۔

مرحلہ 2: نوٹس کی شرائط

• ٹرگر قسم: ایونٹ ڈرائیون (معاہدے کی تاریخوں پر مبنی ٹرگر، سب سے زیادہ استعمال کیا جاتا ہے) یا مقررہ مدت (مقررہ وقفے سے بھیجنا)۔
• ٹرگر کی بنیاد کی تاریخ: اس تاریخ کو منتخب کریں جسے بنیاد بنانا چاہتے ہیں: معاہدے کی شروعاتی تاریخ، اتفاق ختم ہونے کی تاریخ، نقل مکانی کی تاریخ، پالیسی کی شروعاتی تاریخ، پالیسی ختم ہونے کی تاریخ۔
• وقت کی ترتیب: ایک بار بھیجیں، یا سالانہ نوٹیفکیشن (حوالہ تاریخ کی بنیاد پر، ہر سال اسی دن بھیجا جائے، سالانہ کرایہ ایڈجسٹمنٹ جیسی باربار دہرانے والی نوٹیفکیشنز کے لیے موزوں)۔
• بھیجنے کا وقت: واقعات سے پہلے (قبل از نوٹیفکیشن)، واقعات کے بعد (بعد از وقت نوٹیفکیشن) یا واقعہ کے دن، اور سال، مہینہ، دن کے لحاظ سے پہلے یا بعد میں کتنا وقت مقرر کریں۔
• فلٹر کے شرائط: مزید تعین کریں کہ کون سے معاہدے اس قانون کے تحت ہیں، مثلاً معاہدے کی حالت قائم ہو، آپ متعدد شرائط شامل کر سکتے ہیں۔ جو معاہدے شرائط پر پورا نہیں اترتے انہیں نوٹیفکیشن نہیں ملے گا۔

مرحلہ 3: نوٹیفکیشن مواد

نوٹیفکیشن کا عنوان اور متن لکھیں۔ بائیں طرف معاہدے، پراپرٹی وغیرہ کے مطابق دستیاب ڈیٹا فیلڈز کی فہرست ہے، فیلڈ پر کلک کریں تو ایک ویریبل شامل ہو جاتا ہے (ڈبل بریکٹ میں ظاہر ہوتا ہے جیسے کرایہ دار کا نام، پراپرٹی کا نام، معاہدے کی شروعاتی تاریخ)، ویریبل کی جگہ بھیجتے وقت ہر وصول کنندہ کی اپنی معلومات آئے گی۔ عنوان اور متن دونوں ویریبل استعمال کر سکتے ہیں۔

نوٹیفکیشن رپورٹ: کچھ فیلڈز کو منتخب کریں، سسٹم نوٹیفکیشن کے آخر میں ایک ٹیبل خودکار تیار کرے گا، تاکہ ان فیلڈز کا ڈیٹا منسلک کر لیا جائے، مثلاً پراپرٹی کا نام، کمرہ، معاہدے کی شروعاتی تاریخ ایک قطار میں ہو، وصول کنندہ کو مضمون میں معلومات ڈھونڈنے کی ضرورت نہیں۔

مرحلہ 4: پیش نظارہ اور محفوظ کریں

پیش نظارہ صفحہ مکمل اطلاع کی صورت دکھاتا ہے: عنوان، مواد اور خودکار رپورٹ ٹیبلیٹ، متغیرات کو ڈبل بریکٹ سے دکھایا جائے گا۔ درستگی کی تصدیق کے بعد محفوظ کریں کلک کریں۔

محفوظ کرنے کے بعد اصول فہرست میں ظاہر ہوگا، حالت فعال دکھائی جائے گی۔ فہرست میں ہر اصول کے محرک حالت کا خلاصہ، اطلاع کے وصول کنندگان اور حالت دیکھی جا سکتی ہے، اور بعد میں اسے بند، ترمیم یا حذف کیا جا سکتا ہے۔

کرایہ داروں کو بھیجی گئی نوٹیفکیشنز کا ریکارڈ دیکھیں

نوٹیفکیشنز بھیجنے کے بعد، آپ کسی بھی وقت ہر نوٹیفکیشن کی بھیجی گئی حالت کی تصدیق کرسکتے ہیں۔ براہ کرم بائیں طرف کے مینو پر [ نوٹیفکیشنز ] → [ کرایہ دار نوٹیفکیشنز کا ریکارڈ ] پر کلک کریں۔

صفحہ وقت کے حساب سے بھیجے گئے ہر نوٹیفکیشن کا اظہار کرے گا، بشمول بھیجنے کا وقت، ٹرگر کردہ قواعد کی تلخیص (تواتر، ہدف، حالات اور قاعدے کی حالت)، اور مخصوص نوٹیفکیشن کے متعلقہ رہائشی یونٹ کا نام، کمرہ یونٹ کا نام اور کرایہ دار۔ [ ای میل مواد دیکھیں ] پر کلک کر کے کرایہ دار کو بھیجے گئے اصل خط کا مکمل متن دیکھیں۔

زیادہ ریکارڈز ہونے پر اوپر دیے گئے '[ فلٹر ]' کا استعمال کرتے ہوئے علاقے کو محدود کریں، تاکہ مخصوص پراپرٹی یا کرایہ دار کی بھیجی گئی معلومات کو جلدی سے تلاش کریں۔

بھیجی گئی ای میل کیسی نظر آتی ہے؟ ہر شخص کو اس کا اپنا ورژن ملتا ہے

جب اصول متحرک ہوتا ہے، نظام ہر معاہدہ کو چیک کرتا ہے: تاریخ کے مطابق، فلٹر حالات کے مطابق، تو اس معاہدے کی معلومات کے ساتھ تمام متغیرات کو بدل کر مخصوص وصول کنندہ کو بھیجا جاتا ہے۔ یعنی، کہ وصول کنندہ کون ہے، یہ ای میل کے مواد کو طے کرتا ہے۔

مثال کے طور پر، ایک 'پانچ سال مکمل ہونے پر شکریہ' اصول: کراہ دار بلی جو وصول کرتا ہے 'ہیلو، بلی، ہم شکریہ آپ کو Sunny Heights Apartment - Room 301 کے پانچ سال مکمل ہونے پر'، اور دوسرا کراہ دار اپنے نام، اپنی پراپرٹی اور کمرہ وصول کرتا ہے۔ ایک اصول، ہر کراہ دار کے لئے ایک مخصوص ای میل، اور آپ نے صرف ایک مرتبہ ترتیب دی ہے۔

عمومی سوالات

ان بلٹ اور خود سے بنائی گئی اصولوں میں کیا فرق ہے؟

کوئی حقیقی فرق نہیں۔ ان بلٹ اصول نظام کی جانب سے عمومی حالات (رینیول کی یاد دہانی، نوٹس کی منتقلی، انشورنس کی میعاد ختم، کرایہ کی تبدیلی کی یاد دہانی) پہلے سے تیار ہیں، بس چالو کریں اور استعمال کریں، اور ممکن ہے کہ ان میں ترمیم ہو سکے؛ جبکہ خود سے بنائی گئی اصول صفر سے محرک حالتیں، وصول کنندگان اور مواد کو جوڑنے کی آزادی دیتی ہیں، آزادی مکمل طور پر یکساں ہوتی ہے۔

ایونٹ ڈرائیو اور فکسڈ سائیکل میں کیا فرق ہے؟

ایونٹ ڈرائیو ہر کنٹریکٹ کی اپنی تاریخ کے مطابق ہوتا ہے، مثلاً ہر لیز کی اپنی میعاد ختم ہونے سے 60 دن پہلے, جو کنٹریکٹ پر منحصر ہے، یہ کرایہ کی اطلاعات کے لئے سب سے عمومی طریقہ ہے۔ فکسڈ سائیکل مقررہ وقفے میں بغیر کسی کنٹریکٹ تاریخ کے ہوتا ہے۔

مواد میں ڈبل بریکٹ کے متغیرات کیا ہیں؟

یہ وہ پلیس ہولڈرز ہیں جو بھیجنے کے وقت تبدیل ہوتے ہیں۔ سسٹم ہر وصول کنندہ کی اپنی کنٹریکٹ ڈیٹا کے مطابق تبادلہ کرتا ہے: کرایہ دار کا نام وصول کنندہ کے نام میں تبدیل ہوتا ہے، پراپرٹی اور تاریخ مخصوص کنٹریکٹ ڈیٹا میں بدل جاتے ہیں۔ اس طرح ہر اصول کے تحت بھیجی جانے والی ہر ای میل وصول کنندہ کے لئے مخصوص ہوتی ہے۔

اطلاع کے لئے جب ملازم کو منتخب کیا جاتا ہے، تو کیا یہ سب ملازمین کو بھیجی جائے گی؟

نہیں، یہ صرف ان ملازمین کو بھیجی جائے گی جو اس پراپرٹی کو فالو کر رہے ہوں۔ جو بھی پراپرٹی کی ذمہ داری میں شامل ہوتا ہے وہ اطلاعات وصول کرتا ہے، اور غیر متعلقہ ملازمین کو پریشان نہیں کیا جاتا۔ پراپرٹی سیٹنگ میں ممبران کی توجہ کی ترمیم کی جا سکتی ہے۔

کیا رولز سیٹ کرنے کے بعد تبدیل کئے جا سکتے ہیں؟ اگر فی الحال بھیجنا نہیں چاہتے تو کیا کریں؟

جی ہاں، یہ ممکن ہے۔ رولز کی فہرست میں جا کر ہر رول کے مزید مینو سے مواد میں ترمیم کریں یا حذف کریں؛ فی الحال مت بھیجیں تو اسٹیٹس کو غیر فعال کر دیں، سیٹنگ محفوظ رہیں گی اور بعد میں کسی بھی وقت دوبارہ فعال کی جا سکتی ہیں۔

کرایہ دار کہتا ہے کہ نوٹس نہیں ملا، میں کیسے تصدیق کروں؟

'نوٹس' → 'کرایہ دار نوٹس تاریخچہ' میں جا کر تلاش کریں۔ تاریخچہ میں ہر نوٹس کی بھیجنے کا وقت دکھایا جائے گا، 'خط کے مواد دیکھیں' پر کلک کریں تاکہ بھیجی گئی میل کا پورا متن دیکھ سکیں۔ اگر واقعی میں بھیجا گیا ہو تو کرایہ دار کو ردی ای میل خانہ چیک کرنے یا کرایہ دار معلومات میں درست ای میل کی تصدیق کرنے کو کہیں۔