چگونه در RentPackage دفتر کل ایجاد کنیم و به صورت خودکار اجاره و حسابهای ملکی را خلاصه کنیم
آیا هنوز هم پرداختهای اجاره را یک به یک در Excel برای تطبیق وارد میکنید؟ RentPackage دارای موتور کامل دفترداری دوطرفه است، تنها نیاز است اجارهها و پرداختها را به صورت عادی ثبت کنید تا سیستم به طور خودکار ضبطهای حسابداری را جمعآوری کند. هنگام مشاهده حسابها، تنها یک دوره را انتخاب کرده و دکمهای بزنید تا یک دفتر کل متعادل به سرعت ایجاد شود - بدون نیاز به دانش حسابداری و بدون نیاز به جمعآوری دستی.
لینکهای سریع این مقاله
یک، دفتر کل چیست؟
دفتر کل (General Ledger) همه معاملات در یک دوره را بر اساس حسابهای مالی (دارایی، بدهی، حقوق مالکانه، درآمد، هزینه) دستهبندی و جمعبندی میکند و جمعبندیهای بدهکار، بستانکار و مانده هر حساب را نشان میدهد. این پایه صورت سود و زیان و ترازنامه است و در هنگام بررسی حسابها اغلب درخواست میشود. وقتی نیاز دارید به حسابرس، مالک یا سازمان مالیاتی حسابها را توضیح دهید، این گزارش پیشنویس شماست.
دو، منابع داده گزارش
اعداد دفتر کل از دو محل میآیند که به صورت خودکار ترکیب و محاسبه میشوند:
- ضبطهای خودکار ایجاد شده در دوره حسابداری: پس از ایجاد قرارداد، سیستم بر اساس دوره حسابداری، اجاره، ودیعه، هزینه مدیریت و غیره را به صورت خودکار ضبط میکند. هنگام دریافت پرداخت، ضبطهای مربوطه نیز همزمان تکمیل میشود و نیازی به ثبت دستی ندارد.
- ورودی دستی: ورودیهای درآمد و هزینه خارج از دوره حسابداری (مانند هزینه تعمیرات، انتقال موجودی اولیه، پرداختهای مالک) میتوانند با ویژگی ورودی دستی وارد شوند، لطفاً به راهنما مراجعه کنید: راهنمای ورودی دستی
سه، ایجاد دفتر کل
مرحله ۱: ورود به صفحه گزارشها
از منوی سمت راست، «گزارشها» → «گزارشها» را انتخاب کنید.
مرحله ۲: تنظیم شرایط گزارش
- نوع گزارش: «دفتر کل عمومی» را انتخاب کنید.
- ملک/مالک/شرکت: شی مورد نظر برای جستجو را انتخاب کنید. هر حساب میتواند به صورت جداگانه برای مالکان مختلف صورتحساب صادر کند و امور مالی مالکان مختلف مخلوط نمیشود، که این برای مدیران ملک بسیار مهم است.
- دوره گزارش: تاریخ شروع و پایان جستجو را انتخاب کنید، به عنوان مثال 2026/01/01 – 2026/07/24.
- پایه حسابداری:
- پایه نقدی: بر اساس «تاریخ پرداخت نقدی» شناسایی میشود، درآمد وقتی پول وارد میشود شناسایی میشود. مناسب برای مالکان فردی و گزارشگری مقیاس کوچک.
- پایه تعهدی: بر اساس «تاریخ حسابهای دریافتنی» شناسایی میشود، درآمد با سررسید اجاره شناسایی میشود، صرف نظر از اینکه دریافت شده باشد یا نه. مناسب برای شرکتهایی که نیاز به گزارش مالی رسمی دارند.
پس از تنظیمات، روی «تولید گزارش» کلیک کنید.
مرحله سوم: مشاهده گزارش
چهار، چگونه این گزارش را بخوانیم
گزارش بر اساس نوع حساب به پنج بخش تقسیم میشود، با مثالهای عددی:
- دارایی: موجودی «حساب بانکی امانی» 443,579 نشاندهنده موجودی وجوه مدیریتشده در این دوره است؛ موجودی «حساب دریافتنیها» 402,695 نشاندهنده وجوهی است که سررسید شده ولی هنوز دریافت نشده است؛ حسابهای دیگری مانند «حساب بانکی جهت ودیعه» وجوه حسابهای ودیعه را بهصورت جداگانه نمایش میدهند.
- بدهیها: موجودی «ودیعه» 577,332، موجودی «پیشدریافتها» 13,685. ودیعه و پیشدریافتها درآمد نیستند و باید به مستأجر بازگردانده شوند یا به دورههای آتی مربوط هستند. سیستم بهصورت خودکار و صحیح آنها را دستهبندی میکند تا از اشتباهات معمول در حساب آوردن ودیعه بهعنوان درآمد جلوگیری شود.
- حقوق مالکانه: «تعدیلات ابتدایی» بستانکار 4,523 بهعنوان حقوق اولیه در زمان تشکیل حساب؛ «توزیع مالک» وجوه توزیعشده به مالک در دوره، که کاهش حقوق محسوب میشود و به رنگ قرمز نمایش داده میشود. ورودی در بخش حقوق معمولاً از تعدیلات ابتدایی، سرمایهگذاری یا توزیع مالک است، اگر در دورهای ورودی اینچنینی نباشد، نشان داده نمیشود.
- درآمد: علاوه بر «درآمد اجاره» 222,818، انواع درآمدها مانند هزینه نظافت، آب، اینترنت و ودیعه نگهداری به تفکیک حسابها نمایش داده میشوند. جمع درآمدها 243,849، منبع هر نوع درآمد بهطور واضح نمایش داده میشود.
- هزینهها: هزینههای دوره مانند «هزینه مدیریت شرکت» «هزینه اجاره» «هزینه کارمزد» با مجموع بدهکار 30,015.
پنج، چاپ و ذخیرهسازی
آیکون چاپ در بالای گزارش راست کمک میکند گزارش را مستقیماً چاپ یا به PDF ذخیره کنید، بدون نیاز به بازتنظیم برای تحویل به حسابدار یا مالک.
شش، سوالات متداول
چرا اعداد مبنای نقدی و تعهدی متفاوت است؟
تفاوت در زمان شناسایی است. مبنای تعهدی براساس «تاریخ حسابهای دریافتنی» شناسایی میشود، کرایه به محض سررسید به عنوان درآمد ثبت میشود؛ در حالی که مبنای نقدی براساس «تاریخ دریافت وجه» شناسایی میگردد، وقتی پول دریافت شد محاسبه میشود. اگر مستاجری تأخیر در پرداخت داشته باشد، درآمد دورهای هر دو مبنا متفاوت خواهد بود که این امر طبیعی است.
آیا ثبتهای دستی در دفتر کل ظاهر میشوند؟
بله. ثبتهای دستی با ثبتهای تولید شده خودکار در دورههای حسابداری تلفیق میشوند و نیاز به تنظیمات اضافی نیست.
آیا میتوانم حسابهای یک منبع خاص را ببینم؟
بله. با انتخاب منبع خاص در منوی کشویی «منابع/ مالک/ شرکت»، سیستم تنها ثبتهای آن منبع را تلفیق میکند.