اطلاعیه‌های سفارشی اجاره: یادآوری پرداخت اجاره، پایان اجاره‌نامه، سیستم به افراد مناسب در زمان مناسب ارسال می‌کند.

اعلان‌های سفارشی‌سازی‌شده چه کمکی می‌کنند؟

در مدیریت اجاره کارهای زیادی هستند که باید در زمان معین به برخی افراد اعلان شوند: اینکه تمدید قرارداد قریب‌الوقوع است و باید به همکاران و مستأجران اطلاع داده شود؛ یا یادآوری تمدید بیمه‌نامه؛ یا ارسال اعلان تغییر اجاره در زمان‌های مشخص سالانه. اعلان‌های سفارشی‌سازی‌شده به شما اجازه می‌دهند این کارها را به صورت قوانین بنویسید: چه زمانی ارسال شود (شرایط شروع)، به چه کسی ارسال شود (مخاطبین و شرایط فیلتر)، محتوای پیام چیست (اعلان با متغیرها)، یک بار تنظیم کنید و سیستم خودکار بر تاریخ‌های هر قرارداد نظارت کرده و در زمان مناسب ارسال کند.

کلید اینجاست که محتوای اعلان برای هر فرد شخصی‌سازی‌شده است: محتوای اعلان شامل متغیرهاست (مانند نام مستأجر، نام ملک، تاریخ شروع قرارداد) و هنگام ارسال، سیستم براساس اطلاعات هر گیرنده آن‌ها را جایگزین می‌کند. یک قانون به صد مستأجر ارسال می‌شود و هر شخص ایمیلی با نام، اتاق و تاریخ خاص خود دریافت می‌کند، گویی دستی نوشته شده اما کاملاً خودکار است.

ورود: روی منوی سمت چپ اعلان کلیک کرده و قوانین اعلان‌های سفارشی‌سازی‌شده را انتخاب کنید. در لیست، می‌توانید قوانین پیش‌فرض سیستم (یادآوری تمدید قرارداد، اعلان خروج، یادآوری اتمام بیمه، یادآوری تغییر اجاره و غیره) را مشاهده کنید که می‌توان آن‌ها را مستقیماً فعال کرد؛ با کلیک بر روی افزودن در گوشه بالا سمت راست، می‌توانید قوانین خودتان را ایجاد کنید.

برای چه کاری مفید است؟ پنج مثال عملی

همه این‌ها قوانین پیش‌فرض یا قوانینی هستند که در عرض چند دقیقه می‌توانید تنظیم کنید:

چهار مرحله ساخت قواعد

مرحله ۱: تنظیمات اصلی

فعال کردن سوئیچ، یک نام قابل شناسایی برای قاعده انتخاب کنید و گیرنده نوتیفیکیشن را تعیین کنید: مستاجر (ارسال به مستاجرین واجد شرایط قرارداد)، یا کارمند (فقط به کارمندانی که به ملک علاقه‌مند هستند ارسال شود تا از اطلاع‌رسانی‌های غیرمرتبط جلوگیری شود).

مرحله ۲: شرایط اطلاع‌رسانی

• نوع فعال‌ساز: رویداد محور (مبتنی بر تاریخ قرارداد، پرکاربردترین) یا دوره ثابت (ارسال منظم).
• تاریخ مبنا: تاریخ مبنا را انتخاب کنید: تاریخ شروع قرارداد، تاریخ پایان اجاره، تاریخ تخلیه، تاریخ شروع بیمه‌نامه، تاریخ پایان بیمه‌نامه.
• تنظیم زمان: یک بار ارسال کنید، یا اطلاع‌رسانی سالانه (بر اساس تاریخ مبنا، هر سال همان روز ارسال می‌شود، برای اطلاع‌رسانی‌های تکراری سالانه مناسب است).
• زمان ارسال: قبل از رخداد (اطلاع قبلی)، بعد از رخداد (اطلاع دیرتر) یا در روز رخداد، و تنظیم مدت زمان زودتر یا دیرتر بر حسب سال، ماه، روز.
• شرایط فیلتر: برای محدود کردن قراردادهایی که به این قانون اعمال می‌شود، مثلاً وضعیت قرارداد برابر با فعال، می‌توانید چندین شرط اضافه کنید. قراردادهایی که با شرایط مطابقت ندارند، اطلاعیه دریافت نخواهند کرد.

مرحله سوم: محتوای اعلان

عنوان و متن اعلان را بنویسید. در سمت چپ لیستی از فیلدهای داده‌های موجود (بر اساس قرارداد، ملک و غیره) وجود دارد. با کلیک روی فیلد، یک متغیر درج می‌شود (به صورت دابل بریس نمایش داده می‌شود، مانند نام مستاجر، نام ملک، تاریخ شروع قرارداد) که با داده‌های هر گیرنده جایگزین می‌شود. عنوان و متن اعلان می‌تواند از متغیرها استفاده کند.

گزارش اعلان: با انتخاب چندین فیلد، سیستم به طور خودکار در پایان اعلان جدولی ایجاد می‌کند که داده‌های این فیلدها را مرتب کرده و پیوست می‌کند؛ به عنوان مثال نام ملک، اتاق، تاریخ شروع قرارداد به صورت سطری تنظیم می‌شوند تا گیرنده نیازی به جستجوی اطلاعات در متن نداشته باشد.

مرحله چهارم: پیش‌نمایش و ذخیره

صفحه پیش‌نمایش نمایش کامل اعلان را نشان می‌دهد: عنوان، متن و جدول گزارش ایجاد شده به صورت خودکار، متغیرها به صورت دابل بریس نمایش داده می‌شوند. پس از تأیید بدون خطا، روی ذخیره کلیک کنید.

پس از ذخیره، قانون در لیست ظاهر می‌شود و وضعیت به عنوان فعال نمایش داده می‌شود. در لیست می‌توان خلاصه‌ای از شرایط محرک، هدف اعلان و وضعیت هر قانون را مشاهده کرد، و در هر زمان می‌توان آن را غیرفعال، ویرایش یا حذف کرد.

سوابق اطلاعیه‌های ارسال‌شده به مستاجر را بررسی کنید

پس از ارسال اطلاعیه‌ها، می‌توانید در هر زمان وضعیت ارسال هر اطلاعیه را بررسی کنید. به منوی سمت چپ بروید و روی [ اطلاعیه‌ها ] → [ سوابق اطلاعیه‌های مستاجر ] کلیک کنید.

صفحه به ترتیب زمانی هر اطلاعیه ارسال‌شده را فهرست می‌کند، شامل زمان ارسال، خلاصه قوانین (تناوب، مخاطبان، شرایط و وضعیت قوانین) و نام منبع، واحد و مستاجر مربوطه. با کلیک بر روی [ مشاهده محتوای نامه ] می‌توانید محتوای کامل نامه ارسالی به مستاجر را ببینید.

وقتی رکوردها زیاد شود، می‌توانید با استفاده از گزینه [ فیلتر ] محدوده را کاهش داده و به سرعت رکوردهای ارسال مربوط به املاک یا مستاجران خاص را پیدا کنید.

نامه ارسالی چگونه به نظر می‌رسد؟ هر کس نسخه خود را دریافت می‌کند.

هنگامی که قانون محرک شد، سیستم به طور جداگانه هر قراردادی را بررسی می‌کند: اگر تاریخ و شرایط فیلتر هماهنگ بودند، سیستم تمام متغیرهای محتوا را با داده‌های آن قرارداد جایگزین کرده و به گیرنده مربوطه ارسال می‌کند. بدین معنی که گیرنده کسی است که محتوای نامه را تعیین می‌کند.

به عنوان مثال قاعده‌ای برای «اعلان تشکر از پنج سال اجاره»: مستاجر بیلی دریافت خواهد کرد «سلام، بیلی، از شما برای پنج سال اجاره آپارتمان سان‌ای هایتز - اتاق ۳۰۱ تشکر می‌کنیم»، و مستاجر دیگر پیام خود را با اسم، ملک و اتاق خود دریافت می‌کند. یک قانون، نامه‌ای اختصاصی برای هر مستاجر، در حالی که شما تنها آن را یک بار تنظیم کرده‌اید.

سوالات متداول

چه تفاوتی بین قوانین داخلی و قوانین شخصی اضافه شده وجود دارد؟

تفاوتی بنیادی وجود ندارد. قوانین داخلی برای سناریوهای رایج (یادآوری تمدید، اعلامیه تخلیه، انقضای بیمه، یادآوری تأخیر اجاره) توسط سیستم از پیش تنظیم شده‌اند و با فعال کردن مستقیم قابل استفاده هستند و همچنین می‌توان آن‌ها را ویرایش کرد؛ قوانین شخصی از ابتدا با آزادی کامل ترکیب شرایط، مخاطبین و محتوا را دارند.

تفاوت بین مبتنی بر رویداد و دوره ثابت چیست؟

مبتنی بر رویداد بر اساس تاریخ هر قرارداد تنظیم می‌شود، مثلاً ۶۰ روز قبل از پایان هر قرارداد. این حالت بیشتر برای اعلان‌های اجاره استفاده می‌شود و بسته به قرارداد متفاوت است. دوره ثابت برای ارسال دوره‌ای بدون وابستگی به تاریخ قرارداد است.

متغیرهای دو آکولادی در محتوا چیست؟

این‌ها مکان‌نماهایی هستند که هنگام ارسال جایگزین می‌شوند. سیستم بر اساس داده‌های قرارداد هر گیرنده جایگزینی می‌کند: نام مستاجر به نام گیرنده تغییر می‌کند، و موارد و تاریخ‌ها به داده‌های همان قرارداد تغییر می‌یابد. بنابراین، هر ایمیلی که از طریق همان قاعده ارسال شده متفاوت و ویژه گیرنده است.

آیا زمانی که کارمند را به عنوان مخاطب انتخاب می‌کنید، به همه کارمندان ارسال می‌شود؟

خیر، تنها به کارمندانی که به آن مورد علاقه‌مند هستند ارسال می‌شود. هر کس مسئول چه مواردي است، همان اطلاعات را دریافت می‌کند و همکاران نامربوط اذیت نخواهند شد. اعضای علاقمند را می‌توان در تنظیمات شی تغییر داد.

پس از تنظیم قانون، آیا می‌توان آن را تغییر داد؟ اگر موقتاً نخواهم ارسال کنم چه می‌شود؟

بله، همه موارد قابل تغییر است. به فهرست قوانین برگردید و از طریق منوی بیشتر هر قاعده می‌توانید محتوا ‌را ویرایش کنید یا حذف کنید؛ اگر موقتاً نمی‌خواهید ارسال کنید، وضعیت را به غیرفعال تغییر دهید، تنظیمات حفظ می‌شود و بعداً می‌توانید در هر زمانی مجدداً فعال کنید.

مستأجر می‌گوید که اعلانی دریافت نکرده است، چگونه می‌توانم این را بررسی کنم؟

لطفاً به «اعلان‌ها» → «رکوردهای اطلاع‌رسانی مستاجران» مراجعه کنید. رکوردها زمان ارسال هر اعلان به آن مستأجر را نشان می‌دهند. با کلیک بر روی «مشاهده محتوای نامه» می‌توانید متن کامل نامه ارسالی را ببینید. اگر ارسال رکورد شده باشد، می‌توانید از مستأجر بخواهید صندوق هرزنامه‌ را بررسی کند یا ایمیل موجود در اطلاعات مستأجر را تأیید کنید.