ورود و امضای قرارداد مستاجر: مدت اجاره، ودیعه، هزینه‌های آب و برق، یکجا تنظیم می‌شود و دوره‌های پرداخت به‌طور خودکار تولید می‌شود.

این فرآیند برای شما چه کارهایی می‌کند؟

وقتی مستاجر می‌خواهد اسکان یابد، با کلیک روی واحد، فرآیند ورود/امضا کامل می‌شود: اطلاعات مستاجر، نوع و مدت اجاره، دوره‌های پرداخت و یادآوری وصول، ودیعه، هزینه‌های آب و برق، پیش‌پرداخت‌ها. کل دوره پرداخت مستاجر به‌طور خودکار توسط سیستم تولید می‌شود و نیازی به ثبت دستی وجود ندارد.

در حالت مدیریت امانی، فرآیند یک گام بیشتر دارد: دوره حساب مالک. کمیسیون و هزینه مدیریت به‌طور خودکار براساس تنظیمات ایجاد می‌شود، و هنگام دریافت اجاره به‌طور خودکار تخصیص می‌یابد. سپس می‌توانید با مستاجر به‌صورت آنلاین قرارداد امضا کنید و اطلاعات قرارداد به‌طور خودکار وارد می‌شود تا ارسال نهایی شود.

مراحل عملیات

مرحله ۱: انتخاب اتاق و پرکردن اطلاعات مستاجر

در فهرست سمت چپ ملک، واحد اتاقی که باید مستاجر وارد آن شود را پیدا کنید، روی منوی بیشتر آن اتاق (آیکن سه نقطه) کلیک کنید و ورود/امضا را انتخاب کنید.

آدرس ملک به‌طور خودکار وارد می‌شود، نام و ایمیل مستأجر را وارد کنید. اگر این قرارداد امضا کنندگان اضافی (مثلاً ضامن) دارد، روی افزودن امضا کننده اضافی کلیک کنید؛ در غیر این صورت نادیده بگیرید.

مرحله دوم: تنظیم شرایط اجاره

نوع قرارداد (انتخاب یکی از سه مورد)

• مدت ثابت: قرارداد عادی با تاریخ شروع و پایان مشخص. تاریخ‌ها را می‌توان به‌صورت دستی انتخاب کرد یا با کلیک بر روی ۱ سال، ۲ سال سریعاً وارد کرد.
• اجاره ماه به ماه: مدت اجاره انعطاف‌پذیر و بدون پایان، سیستم طبق چرخه پرداخت قرارداد اصلی دوره‌های بعدی را تولید می‌کند، و با اطلاع قبلی طرفین می‌توان آن را خاتمه داد.
• مدت ثابت، سپس به صورت ماه به ماه (پیشنهاد سیستم): پس از اتمام قرارداد نیاز به تمدید مجدد نیست، سیستم به‌طور خودکار دوره‌ها را تولید می‌کند. مناسب برای مواقعی که پیش‌بینی می‌شود مستأجر اقامت خود را تمدید کند، و از فراموشی تمدید قرارداد و صدور قبوض جلوگیری می‌کند.

یادآوری‌های اجاره و تمدید

پس از تنظیم تاریخ شروع و پایان اجاره، روز یادآوری تمدید را تنظیم کنید (مثلاً ۳۰ روز قبل از انقضا): در زمان مقرر، سیستم ایمیلی برای اعضای مرتبط با این ملک ارسال می‌کند تا از پیش تمدید یا اجاره داده شود و دوره خالی نگه‌داشتن به‌صورت ناگهانی رخ ندهد.

دوره پرداخت و تاریخ قابل وصول

هشت نوع فرکانس پرداخت: هفتگی، دو هفته‌ای، ماهانه، دوماهه، فصلی، چهارماه، شش‌ماه و سالانه، سیستم دوره متناسب را بر اساس فرکانس ایجاد می‌کند.

دو قاعده برای تاریخ قابل وصول انتخاب کنید: روز مشخصی از ماه فعلی (مثلاً اولین روز ماه)، یا چند روز قبل از شروع دوره حساب. این تاریخ مبنای یادآوری و تشخیص تأخیر است.

ایمیل یادآوری پرداخت

می‌توانید به‌صورت همزمان اعلان پرداخت را به مستأجر ارسال کنید و تعداد روزهای ارسال قبل از موعد را تنظیم کنید (مثلاً ۵ روز قبل از تاریخ قابل وصول). قبض‌هایی که بر اساس قرائت کنتور هستند، قبل از تکمیل قرائت ارسال نمی‌شوند؛ سیستم پس از تکمیل قرائت، به‌صورت خودکار آنها را ارسال خواهد کرد؛ سیستم نیز ۵ روز قبل از تاریخ یادآوری، اعلان قرائت را به اعضای مرتبط با ملک ارسال می‌کند تا از پیش قرائت انجام شده باشد.

گام سوم: اجاره‌بها، ودیعه و هزینه‌های آب و برق

اجاره‌بها و ودیعه

مبلغ اجاره‌بها را وارد کنید، مالیات به‌صورت اختیاری (می‌توانید مبلغ ثابت یا درصدی وارد کنید، مثلاً ۵۰۰ یا ۵٪). تعداد ماه‌های ودیعه را انتخاب کنید (با کلیک بر روی ۱ ماه یا ۲ ماه سریعاً وارد می‌شود)، می‌توانید چندین ورودی اضافه کنید؛ جریمه پایان زودهنگام اختیاری است.

نگهدارنده ودیعه از میان دو گزینه انتخاب کنید: شرکت مدیریت را انتخاب کنید، ودیعه در حساب شرکت ثبت خواهد شد؛ یا مالک را انتخاب کنید، سیستم به‌صورت خودکار ودیعه را به حساب معتمد آن مالک ثبت می‌کند. حساب معتمد حساب مجازی است که سیستم برای هر مالک ایجاد می‌کند و تمام وجوه دریافتی به نفع مالک در آن ثبت می‌شود و می‌توانید آن را مانند حساب بانکی مالک تصور کنید.

هزینه‌های دوره‌ای آب و برق

هزینه‌های دوره‌ای غیراجاره‌ای (آب و برق، پارکینگ، اینترنت و...) را اینجا یکبار تنظیم کنید تا در هر دوره به صورت خودکار تولید شوند. سه روش شارژ:

• هزینه ثابت: مبلغ ثابت در هر دوره به صورت خودکار تولید می‌شود، مانند هزینه ماهانه آب ۱۰۰ واحد، نگهداری آسانسور، هزینه اینترنت.
• شارژ بر اساس خوانش کنتور: نرخ واحد (مثال: هر کیلووات ۵ واحد) و قرائت اولیه (اختیاری، قابل تکمیل بعدی) را تنظیم کنید. در هر دوره قرائت قبل و بعد را وارد کنید. سیستم بر اساس مصرف مبلغ قابل پرداخت را محاسبه می‌کند.
• ورود دستی: به مبلغ دریافت شده طبق صورتحساب واقعی در هر دوره وارد کنید، مانند صورتحساب ماهانه گاز؛ برای تقسیم بین چندین مستاجر، می‌توانید از میانگین یا نسبت برای محاسبه مبلغ قابل پرداخت هر یک استفاده کنید.

کلید بالای گفتگوی تعیین می‌کند که این هزینه به کدام دوره مربوط می‌شود: دو روش دریافت هزینه آب و برق: در حالت روشن، هزینه به دوره اجاره (طبق دوره اجاره‌نامه) اضافه می‌شود و با اجاره در یک صورتحساب متحد دریافت می‌شود. در حالت خاموش، سیستم دوره‌ای مستقل برای آب و برق ایجاد می‌کند (متفاوت از دوره اجاره)، بر اساس تنظیمات دوره‌های خود محاسبه و دریافت می‌شود.

پیش‌پرداخت (اختیاری)

اگر نمی‌خواهید در هر دوره هزینه‌های آب و برق را برای مستأجر بپردازید، می‌توانید پیش‌پرداخت را فعال کنید: موضوع را انتخاب کرده و مبلغ پیش‌پرداخت دوره‌ای را تنظیم کنید (مثلاً ماهیانه 500 تومان برای هزینه برق)، هزینه واقعی به‌تدریج از پیش‌پرداخت کسر شده و در زمان مقرر محاسبه می‌شود. این پیش‌پرداخت در حساب به‌عنوان بدهی به مستأجر محسوب شده و در زمان کسر به‌عنوان درآمد شناسایی می‌شود و در پایان قرارداد مبلغ باقی‌مانده به مستأجر بازگردانده می‌شود. اگر نیازی نیست، آن را خاموش نگه دارید.

ایجاد دوره حساب مستأجر

با کلیک بر روی ایجاد دوره حساب مستأجر، تنظیمات قبلی به‌صورت پیش‌نمایش یک صورتحساب کامل درمی‌آیند: حساب سپرده (قابل انتخاب به‌عنوان دریافتی)، دوره حساب اجاره به‌علاوه هزینه آب و برق. در پیش‌نمایش می‌توانید تاریخ سررسید هر دوره، حذف اقلام هزینه‌ای خاص، ادغام با دوره بعدی، یا افزودن دریافتی تکی را تنظیم کنید.

مرحله چهار: دوره حساب مالک (کمیسیون و هزینه مدیریت)

کمیسیون

در ازای اجاره‌دادن ملک، کارمزد از هر دو طرف دریافت می‌شود: کمیسیون از مالک (یک ماه را سریع وارد کنید) و کمیسیون از مستأجر (نیم یا یک ماه را سریع وارد کنید). مبلغ‌ها قابلیت تنظیم دستی دارند.

هزینه مدیریت

سوئیچ تولید هزینه مدیریت واسطه‌ای را باز کنید، سیستم به‌طور خودکار مبلغ هر دوره را بر اساس مدل هزینه مدیریت تنظیم‌شده در ملک محاسبه می‌کند (مثلاً اجاره 15,000 تومان، هزینه مدیریت 10%، مبلغ 1,500 تومان را نمایش می‌دهد). مبلغ و درصد قابل ویرایش هستند. پس از تایید، دوره حساب مالک را ایجاد کنید.

پس از ایجاد، می‌توانید فهرست کامل دوره صورتحساب مالک را مشاهده کنید. مبلغ هزینه مدیریت هر دوره به صورت جداگانه قابل ویرایش است.

مرحله ۵: بررسی وضعیت ملک و پیوست‌ها

قبل از ورود، وضعیت ملک را شفاف ثبت کنید تا هنگام تخلیه، مدارک موجود باشد.

• عکس‌های ملک و اتاق‌ها، یادداشت‌ها: عکس‌های ملک (حداکثر ۵) و اتاق‌ها (حداکثر ۱۰) را بارگذاری کنید و یادداشت‌ها را تکمیل کنید. با فعال کردن کلید اضافه کردن به قرارداد، این محتوا به‌عنوان مدرک وضعیت ملک به‌طور مستقیم در قرارداد قرار می‌گیرد.
• فهرست اقلام اجاره‌ای: پس از فعال کردن کلید اضافه کردن به قرارداد، تعداد اقلام را به‌صورت جداگانه انتخاب کنید: مبلمان (تخت، کمد، میز و غیره)، وسایل برقی (کولر، ماشین لباسشویی، یخچال و غیره)، کلیدها (درب اصلی، درب اتاق، ریموت). مواردی که در فهرست نیستند، می‌توانند به‌صورت دستی اضافه شوند. هنگام تخلیه، تمامی موارد را یکی‌یکی بررسی کنید و هر مورد کمبود را ثبت کنید.
• اطلاعات شرکت بیمه: اگر این قرارداد اجاره شامل بیمه اجاره باشد، کلید را به حالت روشن تغییر دهید و اطلاعات دوره انتظار، شرکت بیمه، تاریخ شروع و پایان بیمه‌نامه، مبلغ بیمه، دوره پوشش را وارد کنید. وضعیت بیمه بعداً همراه با قرارداد قابل بررسی است. جزئیات تکمیل را ببینید: شرح عملکرد بیمه اجاره

قرارداد آنلاین با مستاجر

با کلیک بر روی ویرایش قرارداد، روش امضای الکترونیکی را انتخاب کنید. پس از تکمیل امضا توسط همه، سیستم به‌طور خودکار PDF قرارداد را برای ارسال یا دانلود تولید می‌کند. چهار گزینه:

• مستاجر از طریق ایمیل امضا کند: سیستم اطلاعیه امضا را به ایمیل مستاجر ارسال می‌کند و مستاجر با کلیک می‌تواند آنلاین امضا کند.
• مستاجر از طریق لینک امضا کند: سیستم یک لینک امضا ایجاد می‌کند که می‌توانید آن را کپی کرده و از طریق نرم‌افزار پیام‌رسانی به مستاجر ارسال کنید.
• مستاجر حضوری امضا کند: مناسب زمانی که مستاجر در محل حضور دارد؛ مستقیماً روی دستگاه خودتان به مستاجر برای امضا کمک کنید.
• قراردادی امضا نشود، فقط اطلاعات نقل مکان ثبت شود: وقتی نیاز به امضای الکترونیکی نیست و فقط ثبت اطلاعات قرارداد کافی است، این را انتخاب کنید؛ مثلاً در صورت امضای قرارداد کاغذی.

انتخاب الگوی قرارداد

الگو را از منوی کشویی انتخاب کنید: الگوی اجاره‌نامه پیش‌فرض در سیستم یا الگوی سفارشی شما (مثل اجاره کوتاه‌مدت، بلندمدت، یا برای مستاجران خارجی)، همچنین می‌توانید مستقیماً الگوی جدید ایجاد کنید یا با کلیک روی ویرایش الگوی قرارداد، شرایط را تنظیم کنید.

پس از انتخاب الگو، داده‌های قبلاً وارد شده به طور خودکار در فیلدهای متغیر قرارداد وارد می‌شوند: نام مستاجر و موجر، آدرس، اتاق، محل امضاء و تاریخ امضا، بدون نیاز به تایپ مجدد هر نسخه؛ اطلاعات شخصی مستاجر در زمان امضا توسط خود مستاجر تکمیل می‌شود.

وقتی نوبت به امضای شما می‌رسد، می‌توانید آن را دستی ترسیم کنید، فایل امضای خود را بارگذاری کنید یا از امضای ذخیره شده قبلی استفاده کنید. قبل از امضا، باید تأیید کنید که قرارداد را به دقت خوانده‌اید و با امضا آن موافقید، سپس با کلیک امضا را به قرارداد اضافه کنید.

پس از پیش‌نمایش قرارداد و اطمینان از صحت آن، کلیک کنید تا قرارداد برای مستاجر ارسال شود. پس از امضای مستاجر، سیستم به‌طور خودکار یک PDF کامل از قرارداد برای هر دو طرف تولید می‌کند.

پس از اتمام: دوره صورتحساب به‌طور خودکار ایجاد شده و نیازی به وارد کردن دستی ندارد.

پس از تکمیل اسکان، به بخش دوره‌های حسابداری مستاجر در مدیریت ملک بروید. در تب حسابداری مستاجر می‌توانید تمام دوره‌هایی که سیستم به طور خودکار برای این مستاجر ایجاد کرده‌است را مشاهده کنید: دوره‌های اجاره (بر اساس دوره اجاره‌نامه، شامل اقلام مصرفی ادغام شده) و دوره‌های مصرفی (هزینه‌هایی که با دوره اجاره متفاوت هستند)، سپس هر دوره به صورت خودکار تولید و ادامه پیدا می‌کند و نیازی به ورود دستی نیست. مواردی که با روش قرائت شمارش می‌شوند قبل از خواندن مشخص می‌شوند و پس از تکمیل قرائت، مبلغ به صورت خودکار در فاکتور آن دوره محاسبه می‌شود.

با تغییر به تب حسابداری شرکت مشاور، می‌توانید دوره‌های مدیریت دوره‌ای ایجاد شده به طور همزمان با این قرارداد را مشاهده کنید. مبلغ و زمان سررسید هر دوره مشخص است و در ادامه به طور خودکار ایجاد می‌شوند و نیازی به ورود دستی نیست، فقط منتظر دریافت وجه و تطبیق حساب بمانید.

مشاهده/ویرایش قرارداد: اجاره، دوره پرداخت، سپرده و مبالغ دوره‌ای قابل تنظیم در هر زمان

پس از اتمام قرارداد، در صورت لزوم تنظیم اجاره، دوره پرداخت، سپرده یا مبالغ دوره‌ای، بر روی منوی بیشتر (آیکون سه نقطه) واحد اتاق کلیک کنید، گزینه مشاهده قرارداد را انتخاب کنید، شرایط اجاره، دوره‌های پرداخت، سپرده و هزینه‌های دوره‌ای برق و آب را می‌توان مستقیما در این صفحه تغییر داد و نیازی به ایجاد مجدد قرارداد نیست. توجه داشته باشید: قراردادهای الکترونیکی که هنوز امضا نشده‌اند به طور موقت قفل می‌مانند و پس از امضاء می‌توان آن‌ها را تنظیم کرد.

سوالات متداول

چگونه نوع صحیح اجاره‌نامه را انتخاب کنیم؟

برای اجاره‌ایی که تاریخ شروع و پایان مشخص دارد و پس از انقضا بازپرداخت می‌شود، دوره ثابت را انتخاب کنید. اگر دوره اجاره کاملا انعطاف‌پذیر باشد و در هر زمان با اطلاع قبلی قابل پایان باشد، اجاره ماهانه را انتخاب کنید. پیشبینی می‌شود مستاجر پس از انقضا بی‌وقفه ادامه دهد، دوره ثابت با تغییر به ماهانه پس از انقضا را انتخاب کنید (توصیه سیستم): نیازی به امضای مجدد نیست و دوره حسابداری به طور خودکار ادامه پیدا می‌کند، بدون تاخیر در صدور فاکتور.

آیا پر کردن ایمیل مستاجر ضروری است؟

توصیه می‌شود که آن را پر کنید. در صورت عدم تکمیل، سیستم اعلان پرداخت اجاره را به مستاجر ارسال نمی‌کند و اعلان ایمیل امضای آنلاین نیز قابل ارسال نخواهد بود. در صورت عدم داشتن ایمیل، امضا را می‌توان با پیوند یا به صورت حضوری انجام داد.

فرق بین ودیعه نزد مدیر یا مالک چیست؟

تفاوت در ثبت مبلغ است. انتخاب مالک، سیستم بطور خودکار ودیعه را به حساب امانی مالک (حساب مجازی ایجادشده توسط سیستم برای هر مالک جهت دریافت مبلغ) منتقل می‌کند و هنگام تسویه حساب منتقل می‌شود؛ انتخاب مدیریت هزینه‌های شرکت را ثبت می‌کند. براساس توافق با مالک انتخاب کنید.

پیش‌پرداخت چیست؟ آیا مثل ودیعه است؟

خیر، متفاوت است. ودیعه ضمانت اجرا است و اصولاً طی تخلیه بازگردانده می‌شود؛ پیش‌پرداخت مبلغی است که ابتدا دریافت می‌شود و هزینه‌های واقعی مثلاً ماهیانه ۵۰۰ خرج برق از آن کم می‌شود، تا موکل نیازی به پرداخت و تسویه ماهانه نداشته باشد. هر دو در حساب به‌عنوان بدهی به مستاجر ثبت می‌شوند، نه درآمد.

آیا بعد از ایجاد دوره حساب می‌توان آن را اصلاح کرد؟

بله. صفحه ایجاد فقط پیش‌نمایش است، در همان لحظه می‌توان تاریخ سررسید را تغییر داد، موارد اضافی را حذف یا ترکیب کرد و پرداخت جدید افزود. برای ویرایش بعدی، از بخش مدیریت املاک، به صفحه دوره‌ها مراجعه کنید.

کمیسیون مالک و هزینه مدیریت چه زمانی وصول شده محسوب می‌شود؟

همراه با اجاره پرداخت می‌شود. وقتی دوره‌ای از اجاره وصول‌شده علامت زده می‌شود، سیستم به‌طور خودکار هزینه مدیریت و کمیسیون مالک را نیز وصول‌شده نشان می‌دهد و نیاز به حذف دستی نیست.

آیا باید به‌صورت آنلاین قرارداد امضا شود؟

خیر. آخرین گزینه روش امضا، عدم امضا و فقط ثبت اطلاعات اسکان است، برای شرایطی که قرارداد چاپی امضا شده و به عملکرد حساب و مدیریت آسیبی نمی‌زند.