RentPackage - فیلم راهنمای امضای آنلاین در یک دقیقه

RentPackage - فیلم راهنمای امضای آنلاین در یک دقیقه

آیا امضای آنلاین قانونی است؟ نمایندگان املاک و مالکان باید این را ببینند!

در بازار اجاره پرتحرک امروزی، مشاوران املاک و صاحبخانه‌ها اغلب با مشکلاتی مانند «کارایی پایین امضای قرارداد»، «تماس مشکل با مستاجر» و «گم شدن آسان نسخه کاغذی قرارداد» روبرو هستند.

نقاط درد رایج در امضای قرارداد

• مشکلات مشاور املاک:نیاز به سفر مکرر برای هماهنگی امضای قرارداد با مستاجر و صاحبخانه، یا حتی ارسال نسخه کاغذی.
• مشکلات صاحبخانه:زندگی در یک مکان و اجاره ملک در مکان دیگر نیاز به سفر طولانی یا ارسال نسخه کاغذی با پست دارد.
• مشکلات مستاجر:ناتوانی در امضای قرارداد به دلیل کار در طول روز، تأخیر در فرآیند اجاره و از دست دادن ملک ایده‌آل.
• مشکلات کاغذ:گم شدن کاغذ، نگهداری سخت و جستجو دشوار.

آیا قرارداد الکترونیکی از نظر قانونی معتبر است؟

نه تنها در آمریکا، بلکه در کشورهای مهم و اقتصادهای جهانی نیز قراردادهای الکترونیکی مدتهاست که به‌صورت قانونی به رسمیت شناخته شده‌اند. به عنوان مثال:

• اتحادیه اروپا:بر اساس مقررات eIDAS (مقررات اتحادیه اروپا شماره 910/2014)، امضاهای الکترونیکی به صورت پایه، پیشرفته و واجد شرایط تقسیم می‌شوند که در آن «امضای الکترونیکی پیشرفته (AdES)» و «امضای الکترونیکی واجد شرایط (QES)» دارای اثربخشی قانونی بالایی هستند و می‌توانند به طور فرامرزی در مدارک قانونی مختلف استفاده شوند.
• ژاپن:بر اساس «قانون امضاهای الکترونیکی و خدمات صدور گواهی»، امضای الکترونیکی به شرطی که قابل شناسایی باشد و محتوا تغییر نکرده باشد، دارای همان اثربخشی قانونی به عنوان امضای کاغذی است.
• تایوان:بر اساس ماده 153 قانون مدنی و ماده 9 قانون امضاهای الکترونیکی، قرارداد الکترونیکی چنانچه نیت هر دو طرف به وضوح بیان شده باشد، دارای همان وضعیت قانونی به عنوان قرارداد کاغذی است.

همچنین، سوابق فنی تولید شده در طول فرآیند امضای الکترونیکی (مانند: آدرس IP، نشان زمانی، شناسایی امضاکننده، ترتیب فرآیند امضا و غیره) نه تنها به عنوان مدرکی برای موافقت طرفین با محتوا می‌تواند عمل کند، بلکه در دادگاه به عنوان مدرک کمک‌کننده نیز قابل استفاده است. این مکانیزم‌ها به‌طور قابل‌توجهی امنیت و اعتبار قراردادهای الکترونیکی را افزایش می‌دهد.

آیا فناوری امضای الکترونیکی RentPackage ایمن است؟

امضای الکترونیکی RentPackage از استانداردهای بین‌المللی فناوری امضای دیجیتال زیرساخت کلید عمومی (PKI)استفاده می‌کند و از مکانیسم گواهی فهرست اعتماد تأیید شده توسط Adobe (Adobe AATL)برای تضمین یکپارچگی و قابلیت تأیید هر قرارداد PDF امضا شده استفاده می‌کند.

Adobe AATL یک چارچوب اعتماد مهم برای تأیید اسناد PDF در سراسر جهان است که اکثر خوانندگان PDF (مانند Adobe Acrobat Reader) براساس این فهرست اعتماد، امضای اسناد را تأیید می‌کنند.

می‌توانید به مستندات رسمی Adobe مراجعه کنید:
https://helpx.adobe.com/acrobat/kb/approved-trust-list1.html

امضای الکترونیکی RentPackage چه مکانیزم‌های امنیتی دارد؟

• امضای دیجیتال PKI:اطمینان از اینکه فایل PDF دستکاری نشده است.
• مهر زمانی (Timestamp):زمان امضای هر امضاکننده را ثبت کنید.
• سابقه‌ی کامل ممیزی:شامل فرآیند امضا، آدرس IP و سابقه امضا.
• اعتبارسنجی تمامیت سند:اگر سند تغییر کند، امضا بلافاصله نامعتبر می‌شود.
• اعتبارسنجی طولانی مدت (LTV):اطمینان از صحت امضا پس از چندین سال.
• عکس‌برداری امضاکننده:پشتیبانی از عکس‌برداری و شناسایی زنده امضاکننده برای تأیید اینکه فرایند امضا توسط یک شخص واقعی انجام می‌شود، و نه توسط عکس، ویدئو یا برنامه‌های خودکار.

RentPackage از چه روش‌های امضای قراردادی پشتیبانی می‌کند؟

RentPackage روش‌های متنوع و انعطاف‌پذیر امضای آنلاین را برای شرایط اجاره متفاوت ارائه می‌دهد:

• امضا کردن اکنون:این ویژگی برای صاحب‌خانه، مستأجر یا نماینده در حین حضور در محل است تا قرارداد را به‌طور مستقیم بر روی یک دستگاه امضا کنند.(SES)
• امضای پیوندی:سیستم پیوند امضای اختصاصی ایجاد می‌کند و شما می‌توانید از طریق LINE، WhatsApp، پیامک یا سایر روش‌ها آن را برای شخص دیگر ارسال کنید تا امضا شود.(SES)
• امضای ایمیل:سیستم اعلان امضا را از طریق ایمیل به امضاکننده ارسال می‌کند، و او می‌تواند با کلیک بر روی لینک موجود در ایمیل، امضا را کامل کند.(SES)

از بین این سه روش امضا، تنها امضای ایمیل: اطلاع‌رسانی و تأیید از طریق ایمیل انجام می‌شود؛ و "امضای حالا" و "امضای پیوندی" برای موقعیت‌های بدون نیاز به ایمیل یا با استفاده از روش‌های ارتباطی دیگر مناسب هستند.

RentPackage چه تفاوتی با DocuSign، AdobeSign، DropBoxSign، Viafirma دارد؟

پلتفرم‌هایی مانند DocuSign، AdobeSign، DropBoxSign، Viafirma عمدتاً ارائه دهندهخدمات امضای الکترونیکی (e-signature service)هستند که وظیفه اصلی آنها این است که به کاربران اجازه می‌دهند سندها را آپلود کرده و به‌صورت آنلاین امضا کنند.

در مقابل، RentPackage یک سیستممدیریت جامع املاک و مستغلات (Property Management System)است که علاوه بر ارائه قابلیت امضای الکترونیکی، داده‌ها و فرآیندهای مورد نیاز برای مدیریت اجاره را نیز ادغام می‌کند.

در RentPackage، می‌توانید مستقیماً با استفاده از داده‌های موجود در سیستم، قراردادهای اجاره را به‌صورت خودکار ایجاد کنید، مثل:

• اطلاعات مستاجر
• اطلاعات مالک
• اطلاعات ملک
• تنظیمات اجاره و ودیعه
• دوره اجاره و روش پرداخت

سیستم به‌صورت خودکار این اطلاعات را اعمال می‌کندقالب قرارداد، سریعاً قرارداد کامل ایجاد کنید، نیازی به اصلاح دستی سند نیست.

پس از تولید قرارداد، می‌توانید مستقیماً از طریق RentPackage به‌طور آنلاین امضا کنید یا قرارداد PDF امضا شده در سایر پلتفرم‌ها را برای مدیریت آپلود کنید.

به عبارت دیگر:

• DocuSign / AdobeSign / DropBoxSign / Viafirma：ابزار اصلی امضای اسناد است.
• RentPackage：سیستم مدیریت اجاره + تولید خودکار قرارداد + امضای الکترونیک است.

چنین طراحی به عوامل املاک، مالکان و مدیران اجاره اجازه می‌دهد در یک پلتفرم واحد کار کنندایجاد قرارداد، امضا و مدیریت اجاره‌نامه، کارایی عملیات را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهد.

برای رعایت مقررات سختگیرانه‌تر کشور خاصی، سیستم امکان بارگذاری قراردادهای PDF امضاشده در پلتفرم‌های انطباق شخص ثالث برای مدیریت متمرکز را فراهم می‌کند.

قابلیت اجاره آنلاین جامع ما پشتیبانی می‌کند

امضای قرارداد اجاره به وسیله مستاجر

ما روش‌های انعطاف‌پذیر متعددی برای امضا ارائه می‌دهیم که شامل اطلاع‌رسانی امضا از طریق ایمیل، امضای فوری در محل، و امضای از راه دور از طریق لینک اختصاصی امضا می‌شود. صرف نظر از محل مستاجر، با باز کردن لینک از طریق موبایل یا کامپیوتر، قرارداد به راحتی قابل امضا است و از محدودیت‌های مستندات کاغذی و ملاقات‌های حضوری جلوگیری می‌کند و بهبود قابل توجهی در کارایی امضا ایجاد می‌کند.

قرارداد انتصاب مالک

علاوه بر قرارداد اجاره مستاجران، ما عملکرد کامل [قرارداد انتصاب مالکین] را طراحی کرده‌ایم که به نمایندگان اجازه می‌دهد به سادگی با مالکان برای اعطای اختیار آنلاین تعامل کنند. این ویژگی از امضای دیجیتال و ثبت سوابق پشتیبانی می‌کند و به طرفین اجازه می‌دهد بدون نیاز به ملاقات حضوری، یک رابطه رسمی و معتبر حقوقی برقرار کنند که تصویر حرفه‌ای و اعتبار کار نمایندگی را بهبود می‌بخشد.

عملکرد امضای اکنون

برای نیاز به امضاء در محل، ما ویژگی «امضاء حضوری» را طراحی کرده‌ایم که به سه طرف مالک، مشاور و مستأجر اجازه می‌دهد تا در یک دستگاه مشترک به‌طور فوری امضاء کرده و قرارداد را تکمیل کنند. پس از تکمیل امضاء، سیستم به‌طور زنده فایل PDF قرارداد را تولید کرده و به‌طور خودکار ذخیره می‌کند. این ویژگی به‌ویژه در موقعیت‌هایی که همه طرفین در محل حضور دارند یا ایمیل در دسترس نیست، مناسب است و فرآیند امضاء فیزیکی را به‌طور بدون درز به عملیات دیجیتال منتقل می‌کند.

بدون ایمیل هم امضا کنید

برای مستأجر یا مالک بدون ایمیل، ما یک ویژگی «پیوند امضاء» اختصاصی ارائه می‌دهیم. سیستم به‌طور خودکار یک آدرس وب منحصربه‌فرد ایجاد می‌کند که واسطه یا طرف دیگر می‌تواند پیوند را ارسال کند تا به صفحه امضاء هدایت شود. بدون نیاز به ورود یا دانلود، فرآیند امضاء بدون دردسر و روان می‌شود.

پیگیری فرآیند امضاء

پیشرفت هر قرارداد را می‌توان از طریق سیستم در زمان واقعی پیگیری کرد. شما می‌توانید در هر زمان بررسی کنید که قرارداد توسط کدام طرف امضاء شده و چه کسی هنوز امضاء نکرده است و با یک کلیک اعلان‌های یادآوری ارسال کنید. این نه تنها از فراموشی امضاء جلوگیری می‌کند بلکه فرآیند کلی کار را تسریع می‌کند، که یار قوی برای مشاوران و مالکان در مدیریت قراردادهای اجاره است.

پشتیبانی چندزبانه

سیستم ما از بیش از ۵۰ زبان پشتیبانی می‌کند، از جمله فارسی، انگلیسی، ژاپنی، کره‌ای، تایلندی و غیره، و این امکان را به مستأجران و مالکان می‌دهد که در محیط زبان آشنا امضاء کنند. این ویژگی به‌ویژه برای مدیریت بین‌المللی، خدمات اجاره کوتاه‌مدت و مستأجران خارجی مناسب است و موانع امضاء برون‌مرزی را از بین می‌برد.

ذخیره خودکار فایل‌های قرارداد

هر قراردادی که تکمیل می‌شود، سیستم به‌طور خودکار به فرمت PDF ذخیره کرده و در حساب بایگانی می‌کند. کاربران می‌توانند در هر زمان به‌صورت آنلاین مشاهده، دانلود یا چاپ کنند، بدون نیاز به جستجو برای اسناد کاغذی یا نگرانی از گم شدن. این نه تنها به حفظ طولانی‌مدت قراردادها کمک می‌کند بلکه نیازهای مدیریت دیجیتال مدرن را برآورده می‌سازد.