عملیات دوره حساب مستأجر: تسویه دریافتی، پرداخت جزئی، قرائت کنتور و سپرده، همه اینها در این صفحه موجود است

دوره حساب مستأجر چیست؟

پس از تکمیل ورود/امضای قرارداد، سیستم به‌طور خودکار تمامی دوره‌های حساب این مستأجر (اجاره، سپرده، هزینه‌های آب و برق) را تولید کرده است. صفحه دوره حساب مستأجر، میز کار روزانه این فاکتورهاست: پرداخت‌های مستأجر اینجا تسویه می‌شود، کنتور اینجا قرائت می‌شود، پرداخت‌های جزئی اینجا مدیریت می‌شوند و مانده سپرده و پیش‌دریافت‌ها اینجا بررسی می‌شوند.

روال روزانه اجاره گرفتن به دو اقدام خلاصه می‌شود: پول دریافت شد، علامت‌گذاری به‌عنوان دریافتی؛ وقتی کنتور باید قرائت شود، اعداد را وارد کنید. بقیه تولید فاکتور، محاسبه مبالغ، نشانه‌گذاری معوقه و ارسال اعلان‌ها به‌صورت خودکار توسط سیستم انجام می‌شود.

نمای کلی رابط کاربری: چهار برگه و یک منوی عملکرد

با کلیک بر روی هر اتاق در لیست املاک سمت چپ وارد شوید. چهار برگه بالا وضعیت و نوع فاکتورها را تقسیم می‌کند: عدم تسویه (فاکتورهای پرداخت‌نشده، منطقه کاری روزانه)، تسویه‌شده (سوابق دریافتی قبلی)، سپرده و پیش‌دریافت‌ها، هزینه‌های دوره‌ای. در حالت مدیریت، می‌توانید بین حساب‌های مستأجر و حساب‌های شرکت واسط سوئیچ کنید.

منوی بیشتر در سمت راست هر فاکتور (نماد سه نقطه) ورودی تمامی عملیات‌هاست: علامت‌گذاری به‌عنوان دریافتی، معافیت، قرائت کنتور، افزودن/ویرایش، تعویق اجاره، اعلان پرداخت و غیره، در اینجا به‌شرح چند مورد رایج می‌پردازیم.

عملیات رایج

تسویه دریافتی: علامت‌گذاری به‌عنوان دریافتی

پس از پرداخت مستأجر، در برگه عدم تسویه آن فاکتور را پیدا کرده و در منوی بیشتر گزینه علامت‌گذاری به‌عنوان دریافتی را انتخاب کنید. پنجره‌ای باز می‌شود که تاریخ، روش پرداخت (نقدی، انتقال و غیره) و مبلغ را نمایش می‌دهد، مبلغ پیش‌فرض کل مبلغ قابل پرداخت آن دوره است.

پس از تأیید صحت مبلغ، در صورت نیاز توضیحات اضافه کنید، انتخاب ارسال رسید به مستأجر را انجام دهید و با کلیک بر تأیید، تسویه‌ حساب تکمیل می‌شود. این صورت‌حساب به‌طور خودکار به برگه تسویه‌ شده‌ها منتقل می‌شود، علامت سررسید گذشته حذف می‌گردد و در حالت مدیریت، هزینه‌های مدیریت و کمیسیون آن دوره نیز به‌طور خودکار به‌عنوان دریافت‌شده علامت‌گذاری می‌شوند.

مستأجر فقط بخشی پرداخت کرده: پرداخت قسمتی و مهلت پرداخت تکمیلی

در پنجره علامت‌گذاری به‌عنوان دریافت، اگر مقدار وارد شده کمتر از کل مبلغ قابل دریافت باشد، سیستم صفحه تخصیص را باز می‌کند: مبلغ واقعی دریافتی به هر بند هزینه اختصاص داده می‌شود و مابه‌تفاوت به‌طور خودکار به‌عنوان دوره پرداخت تکمیلی تولید می‌شود و می‌توان تاریخ مطالبات تکمیلی را تنظیم کرد. هنگام ارسال، می‌توانید انتخاب ارسال رسید و صورت‌حساب تکمیلی به مستأجر انجام دهید.

قرائت کنتور: وارد کردن قرائت، مبلغ به‌طور خودکار محاسبه می‌شود

هزینه‌های مبتنی بر قرائت کنتور تا پیش از تکمیل قرائت، به‌عنوان برای قرائت مشخص می‌شوند. با کلیک بر قرائت در منوی بیشتر، قرائت دوره فعلی را وارد کنید و سیستم با استفاده از قرائت دوره قبل و قیمت واحد، مصرف و مبلغ (مثلاً قرائت دوره قبل 1000، هر واحد 5 تومان) را به‌طور خودکار محاسبه می‌کند. پس از ذخیره، مبلغ به صورت‌حساب مربوطه اضافه ‌می‌شود و اطلاعیه پرداخت نیز ارسال می‌شود. در صورت وجود نرخ برق تابستانی یا تعرفه پله‌ای، می‌توانید در اینجا هزینه هر واحد را تغییر دهید.

تسویه‌شده: تاریخچه پرداخت‌ها در یک نگاه

صورتحساب‌های تسویه‌شده در برگه تسویه‌شده‌ها قرار دارند. هر رکورد شامل دوره صورتحساب، جزئیات، تاریخ و مبلغ دریافت‌شده است و وضعیت به‌عنوان پرداخت‌شده علامت‌گذاری شده است. برای بررسی مقدار دریافت‌شده در ماه مشخص یا تاریخ پرداخت مستأجر، اینجا کامل‌ترین رکورد را خواهید یافت.

ودیعه و پیش پرداخت: مانده حساب را در هر زمان مشاهده کنید

بخش ودیعه، سوابق و مانده ودیعه این اجاره‌نامه را به همراه نگهدارنده ودیعه (مانند حساب امانی مالک) نشان می‌دهد. در زمان تسویه اجاره، این اطلاعات برای تایید مبلغ قابل بازپرداخت استفاده می‌شود.

بخش پیش پرداخت، مبالغ پیش‌پرداخت شده توسط مستاجر را ثبت می‌کند (مثل پیش‌پرداخت برق) و در هر دوره از مانده آن کسر می‌شود. در زمان تسویه اجاره، مبلغ باقی‌مانده مسترد می‌شود. برای ایجاد رکورد پیش‌پرداخت، روی 'افزودن فاکتور' کلیک کنید.

هزینه‌های دوره‌ای: مبالغ قابل دریافت هر دوره در این اجاره‌نامه

تب هزینه‌های دوره‌ای، تمامی گروه‌های دوره‌های دوره‌ای تنظیم شده در این اجاره‌نامه را فهرست می‌کند: نام، دوره، تواتر، جزئیات هزینه‌ها و مبلغ. مواردی که همراه با اجاره دریافت می‌شوند، مخصوصاً مشخص می‌شوند. برای تغییر مبلغ یا افزودن گروه جدید هزینه (مانند شروع دریافت هزینه اینترنت در میانه دوره)، روی 'ویرایش' یا 'افزودن هزینه دوره‌ای' کلیک کنید. دوره‌های آینده بر اساس تنظیمات جدید تولید خواهند شد.

سایر امکانات در منو

• بدون هزینه: هنگامی که با مستاجر برای تخفیف یا معافیت از مبلغ خاصی توافق می‌کنید، از این استفاده کنید. آن مبلغ دیگر به عنوان در انتظار دریافت نمایش داده نمی‌شود.
• تعویق دریافت اجاره: هنگامی که با مستاجر برای تعویق پرداخت توافق می‌کنید، تاریخ دریافت دوره‌ مرتبط را تنظیم کنید تا از برچسب‌گذاری نادرست به عنوان دیرکرد جلوگیری شود.
• اعلان پرداخت: اطلاعیه پرداخت این صورتحساب را به صورت دستی برای مستاجر ارسال کنید، نیازی به انتظار برای برنامه زمان‌بندی سیستم نیست.
• افزودن/ویرایش: محتوای این صورتحساب را تنظیم کنید، یا با استفاده از گزینه افزودن صورتحساب در بالا سمت راست، یک صورتحساب موقت ایجاد کنید (مانند اشتراک تعمیرات).

سؤالات متداول

اگر مستأجر فقط بخشی از اجاره را پرداخت کرد، چه کنیم؟

پرداخت را عادی علامت بزنید و مبلغ دریافت شده واقعی را وارد کنید. سیستم صفحه تخصیص را باز می‌کند تا مبلغ دریافتی را به آیتم‌ها تخصیص دهید و مابه‌التفاوت را به طور خودکار یک دوره پرداخت اضافی ایجاد و می‌توان تاریخ پرداخت آن را تنظیم کرد و همچنین می‌توان انتخاب کرد که فاکتور پرداخت اضافی برای مستاجر ارسال شود. نیازی به بخش‌بندی دستی وجود ندارد و هیچ مابه‌التفاوتی فراموش نخواهد شد.

پس از علامت‌گذاری پرداخت، صورتحساب کجا رفت؟

به تب صورت‌های تسویه شده منتقل شد، با حفظ کامل دوره پرداخت، جزئیات، تاریخ و مبلغ دریافت. تب صورت‌های تسویه نشده فقط صورتحساب‌های دریافت نشده را نمایش می‌دهد، این استفاده از آن به عنوان لیست کارهای روزانه است: آن را خالی کنید و اجاره امروز را تکمیل کنید.

آیا صورتحساب‌های بدون قرائت کنتور به مستاجر اطلاع پرداخت ارسال می‌شود؟

خیر. صورتحساب‌های مبتنی بر قرائت کنتور تا زمانی که قرائت و مبلغ آن تأیید نشود، ارسال نخواهند شد تا از دریافت صورتحساب ناقص توسط مستاجر جلوگیری شود؛ پس از تکمیل قرائت، سیستم به صورت خودکار اطلاعیه ارسال می‌کند. بنابراین اگر برچسب 'بدون قرائت کنتور' را مشاهده کردید، ابتدا باید قرائت را انجام دهید.

آیا درخواست مستاجر برای تأخیر در پرداخت، به عنوان دیرکرد ثبت می‌شود؟

زمان‌بندی قابل پرداخت آن دوره را از منوی اضافی تغییر داده و تاریخ جدیدی تعیین کنید، روزهای تأخیر از تاریخ جدید محاسبه می‌شود و اشتباهی نشان داده نمی‌شود.