Innflytting og kontraktsinngåelse: Sett opp leieperiode, depositum og strøm-/vanngebyrer, og fakturaperioder genereres automatisk.

Hva kan denne prosessen gjøre for deg?

Når leietaker flytter inn, klikk 'Innflytt/Signering' på enheten. Prosessen fullfører alle innstillinger: leietakerinformasjon, leiekontraktstype og -periode, betalingssyklus og varsler, depositum, strøm/vann-gebyrer og forskuddsbetaling. Systemet genererer leietakers hele fakturaperiode automatisk uten manuell inntasting.

Under forvaltningsmodus er det et ekstra eierfakturatrinn: Kommisjon og administrasjonsgebyr genereres automatisk, og når leien er mottatt, skjer merking automatisk. Deretter kan du gå videre med online signering med leietaker, hvor kontraktsdata fylles ut automatisk frem til utsendelse av kontrakten.

Operasjonstrinn

Trinn 1: Velg rom og fyll inn leietakerinformasjon

Finn romenheten på venstre side og klikk på rommets mer-menyn (ikonet med tre prikker), og velg 'Innflytt/Signering'.

Adressene bringes inn automatisk; fyll ut leietakers navn og e-post. Hvis det er flere signatarer til kontrakten (f.eks. kausjonist), klikk på 'Legg til ekstra signatar'. Om ikke, ignorer dette.

Trinn 2: Sett opp leievilkår

Avtaletype (velg en)

• Fast leieperiode: En standard avtale med bestemte start- og sluttdatoer. Datoene kan velges manuelt, eller du kan raskt legge inn 1 eller 2 år.
• Månedsavtale: Fleksibel periode uten sluttdato. Systemet genererer automatisk neste periode basert på eksisterende betalingssyklus, og begge parter kan avslutte med varsel.
• Fast leieperiode, deretter månedlig (anbefalt av systemet): Når kontrakten utløper, fornyes den automatisk uten ny signering. Passer for situasjoner hvor leietaker forventes å fortsette, og forhindrer glemt fornyelse.

Leieperiode og fornyelsesvarsel

Etter å ha satt start- og sluttdato for avtalen, konfigurer en fornyelsesvarslingsdag (f.eks. 30 dager før utløp): Systemet sender deretter en e-post til alle som følger denne eiendommen for å håndtere fornyelse eller utleie i god tid.

Betalingssyklus og forfallsdato

Åtte betalingsfrekvenser: ukentlig, annenhver uke, månedlig, annenhver måned, kvartalsvis, hvert fjerde måned, halvårlig, årlig; systemet genererer faktureringsperiodene basert på dette.

Velg én av to forfallsdagsregler: en bestemt dag i måneden (som f.eks. den 1. hver måned) eller et antall dager før periodens start. Denne datoen fungerer som basis for påminnelser og forsinkelsesvurdering.

E-postpåminnelse om betaling

Velg å sende betalingsvarsel til leietaker, og sett hvor mange dager i forveien det skal sendes (f.eks. 5 dager før forfallsdagen). Forbruksmålte fakturaer sendes ikke før avlesning er gjennomført; etter avlesning sendes de automatisk. Systemet sender også målingspåminnelse 5 dager før påminnelsesdato til objektrelaterte medlemmer for å sikre rettidig varsel.

Steg 3: Leie, depositum og diverse avgifter

Leie og depositum

Oppgi leiebeløp, skattebeløp er valgfritt (fyll inn fast beløp eller prosent, f.eks. 500 eller 5%). Velg antall måneder for depositum (trykk raskt inn 1 eller 2 måneder), kan legge til flere. For tidlig oppsigelsesgebyr er valgfritt.

To alternativer for depositumsholder: Velg forvaltningsselskap, depositumet føres på selskapets konto; velg eier, så føres depositumet automatisk til eiers trustkonto. Trustkontoen er en virtuell konto som systemet oppretter for hver eier; alle mottatte penger for eier føres her, kan sees som eiers bankkonto.

Periodiske ordensgebyr

Faste avgifter utover leie (som strøm, parkering, internett osv.) settes opp her en gang og genereres automatisk for hver periode. Tre prisingsmetoder:

• Faste kostnader: Automatisk generert fast beløp per periode, f.eks. månedlig vannavgift 100 kr, heisavgift, internettavgift.
• Måleravlesning: Angi enhetspris (f.eks. 5 kr per enhet) og startavlesning (valgfritt, kan legges inn senere), legg inn innledende og sluttavlesning hver periode, og systemet beregner beløpet som skal betales basert på forbruket.
• Manuell inntasting: Tast inn fakturabeløpet basert på fakturaene som mottas hver periode, f.eks. månedlig gassregning; for flere leietakere kan beløpet fordeles likt eller etter andel.

Bryteren øverst i dialogboksen bestemmer regnskapsperioden for kostnaden, altså to måter å kreve inn strøm på: Sett til på, kostnaden inkluderes i leiets regnskapsperiode (i henhold til leieavtalen) og faktureres sammen med husleien; Sett til av, systemet genererer en egen strømregnskapsperiode (annen enn leieperioden) basert på dine innstillinger.

Forskuddsbetaling (valgfritt)

Hvis du ikke ønsker å forskuttere strømregningen hver periode, slå på forskuddsbetaling: Velg konto og angi beløpet som forskuddsbetales hver periode (f.eks. forskudd på 500 kr i strøm hver måned), reelle kostnader trekkes fra forskuddet hver periode, og oppgjør gjøres på avtalt tidspunkt. Dette forskuddet regnes som leietakerens skyldige beløp i regnskapet, og inntektsføres ved fradrag. Gjenværende beløp refunderes ved utflytting. Hvis ikke nødvendig, hold den av.

Generer leietakers regnskapsperiode

Klikk for å generere leietakers regnskapsperiode, og innstillingene blir en forhåndsvisning av en samlet faktura: Depositumskonto (kan markeres som mottatt), hver periodes leiekonto med tillegg av strømomkostninger. I forhåndsvisningen kan du justere forfallsdag, slette individuelle kostnader, slå sammen med neste periode, eller legge til enkeltinnbetalinger.

Steg 4: Eiertermin (provisjon og administrasjonsgebyr)

Provisjon

Formidlingsgebyr innkrevd av begge parter når huset leies ut: Provisjon innkrevd fra eier (klikk 1 måned for rask innsats) og fra leietaker (klikk ½ måned eller 1 måned for rask innsats), beløpet kan tilpasses.

Administrasjonsgebyr

Aktiver bryteren for generering av administrasjonsgebyr, systemet beregner automatisk beløpet per periode i henhold til eiendomsinnstilte administrasjonsgebyrmodus (f.eks. leie 15 000 kr, administrasjonsgebyr 10 %, blir 1 500 kr), beløp og prosent kan redigeres. Klikk generer eiertermin for å bekrefte.

Etter generering kan du se hele listen over eiertermin, hvor administrasjonsgebyr for hver periode kan redigeres individuelt ved å klikke blyantikonet.

Steg 5: Inspeksjon og vedlegg

Dokumenter tilstanden før innflytting for klare bevis ved utflytting:

• Bilder av bolig og rom, notater: Last opp boligbilder (maks 5) og rombilder (maks 10), skriv notater. Aktiver bryter for å legge til bilder og notater i kontrakten, disse blir en del av leieavtalen som tilstandsbevis.
• Utleieobjektliste: Etter å ha aktivert bryteren for å legge til i kontrakten, velg antall: Møbler (sengeramme, garderobe, skrivebord osv.), Hvitevarer (klimaanlegg, vaskemaskin, kjøleskap osv.), Nøkler (hoveddør, romdør, fjernkontroll), legg til flere ting om nødvendig. Kryssjekk ved utflytting, mangler blir registrert.
• Forsikringsselskap informasjon: Hvis denne leieavtalen har husleieforsikring, sett bryteren til ja, fyll inn ventetid, forsikringsselskap, policestart- og sluttdato, forsikringsbeløp, dekningsperiode osv. Status kan sjekkes med leieavtalen. For mer utfylling se: Forklaring av husleieforsikring

Signér kontrakt online med leietaker

Klikk for å endre kontrakten, og velg signeringsmetode for e-kontrakten. Når alle har signert, genererer systemet automatisk en PDF-kontrakt for sending eller nedlasting. Fire alternativer:

• Leietaker signerer via e-post: Systemet sender en signeringsvarsling til leietakerens e-post, som de kan åpne og signere elektronisk.
• Leietaker signerer via lenke: Systemet genererer en signeringslenke som kan kopieres og sendes til leietaker via meldingsapp.
• Leietaker signerer på stedet: Bruk når leietakeren er til stede og hjelp dem med å signere direkte på enheten din.
• Ingen kontrakt, bare registrering av innflyttingsdata: Brukes når du trenger å registrere kontraktsinformasjon, men ikke en elektronisk signatur, for eksempel hvis papirversjonen allerede er signert.

Velg kontraktsmal

Velg en mal fra rullegardinmenyen: innebygde standard leiekontrakter eller egendefinerte maler (f.eks. korttidsleie, langtidsleie, utenlandske leietakere). Alternativt kan du opprette en ny mal eller redigere en eksisterende for å justere vilkårene.

Etter å ha valgt malen, vil dataene fra de tidligere stegene automatisk fylle kontraktens variabler: leietaker og utleiers navn, adresse, rom, signaturfelt og signeringsdato. Ingen behov for å skrive inn for hver gang. Leietakers personopplysninger fylles inn av dem ved signering.

Når det er din tur å signere, kan du tegne for hånd, laste opp en signaturfil eller bruke en lagret signatur. Før signering må du bekrefte at du har lest kontrakten nøye og signerer frivillig. Klikk for å legge til signaturen i kontrakten når du er ferdig.

Etter å ha forhåndsvist kontrakten og bekreftet at alt er korrekt, klikk for å sende kontrakten til leietaker. Når leietakeren signerer, genereres en fullstendig kontrakt-PDF automatisk for begge parter.

Etter ferdigstillelse: faktureringsperioden er automatisk generert, ingen behov for inngang.

Etter innflytting, besøk leietakerens faktureringsgrensesnitt under eiendomsadministrasjon. På leietakerens faktureringsfanen kan du se at alle leietakerens faktureringsperioder er generert automatisk av systemet: husleieperioder (i henhold til leiekontrakten, inkludert strøm og vann) og strøm/vannperioder (ulike perioder enn husleien), alle opprettes automatisk for hver gang, uten behov for manuell inntasting. Tellerbaserte avgifter vil være merket som ikke registrert før registrering, beløpet legges automatisk til i den gjeldende fakturaen etter fullført måling.

Bytt til meklerfirmaets fanen for fakturahåndtering for å se de periodiske administrasjonsavgiftsperiodene generert for denne kontrakten. Alle beløp og forfallsdager er satt opp, og etterpå genereres de automatisk, så det er ikke behov for manuell inntasting, bare vent på betaling og avstemming.

Vis/Endre kontrakt: Leie, betalingssyklus, depositum og periodiske avgifter kan tilpasses når som helst

Etter at kontrakten er fullført, hvis du vil justere leie, betalingssyklus, depositum eller periodiske avgifter, klikk på menyen (tre prikker) ved romenheten, velg Vis kontrakt, og leievilkår, betalingssyklus, depositum og periodiske avgifter kan endres direkte fra denne skjermen. Vær oppmerksom på: Elektroniske kontrakter som ikke er ferdig signert vil være midlertidig låst for endringer, og kan justeres etter signeringen er fullført.

Ofte stilte spørsmål

Hvordan velge mellom tre kontraktstyper?

For klare start- og sluttdatoer, velg fast leieavtale. For fleksible leieavtaler som kan avsluttes når som helst, velg månedlig leie. Hvis leietaker forventes å fortsette etter leieperioden, velg fast leieavtale med overgang til månedlig (anbefalt): Krever ikke ny kontrakt ved utløp, og fakturering fortsetter automatisk.

Må leietakers e-post være oppgitt?

Anbefales sterkt å oppgi. Uten dette vil systemet ikke sende betalingsvarsler eller e-post om elektronisk signering. Hvis e-post virkelig mangler, kan signering gjøres via lenke eller personlig.

Er depositumet forvaltet av administrasjonsselskap eller eier, og hva er forskjellen?

Forskjellen ligger i hvem som er ansvarlig for midlene. Velg eier for at depositum automatisk registreres i eierens kontosystem (en virtuell konto for hver eier hvor alle mottatte midler registreres), samlet oppgjør senere følger. Velg administrasjonsselskap for å føre beløpet hos dem. Velg i henhold til avtalen med eieren.

Hva er forhåndsbetalinger? Er de som depositum?

Ikke det samme. Depositum er for å sikre oppfyllelse av kontrakten og refunderes ved utleieavslutning; forskuddsbetalinger er forhåndsbetalte beløp som trekkes fra faktiske utgifter gradvis, som for eksempel forskuddsbetale 500 kr for elektrisitet hver måned, hvor de faktiske kostnadene trekkes fra, noe som sparer utleier for månedlig forskudd og oppgjør. Restbeløpet refunderes ved utflytting. Begge anses som gjeld til leietaker, ikke inntekt.

Kan leieperioden endres etter at den er opprettet?

Ja. Ved opprettelsen er skjermbildet bare en forhåndsvisning, og du kan justere forfallsdatoen, slette individuelle kostnader, slå sammen med neste periode eller legge til enkeltbetalinger. Etter opprettelsen kan du justere dette i leietakerens periodeoversikt under enhetsadministrasjon.

Når markeres eiers kommisjon og administrasjonsgebyr som betalt?

Sammen med husleien. Når en termins husleie markeres som betalt, trekker systemet automatisk fra og markerer administrasjonsgebyret og eierens kommisjon for den perioden som betalt uten manuell avstemming.

Er det påkrevd å signere kontrakten online?

Nei. Det siste alternativet for signering er å ikke signere, kun registrere innflyttingsdetaljer. Dette er egnet når papirkontrakt allerede er signert og påvirker ikke faktureringsperioder eller administrasjonsfunksjoner.