Tilpassede utleienotifikasjoner: Leiereminder, Leiekontrakt utløp, systemet sender på korrekt tidspunkt til riktig person

Hva kan tilpassede varsler gjøre for deg?

Leieadministrasjon har mange oppgaver som krever varsling: Når leieavtaler nærmer seg utløp, for å minne om fornyelse; varsle leietakere; forsikringer krever fornyelsesvarsling; årlige leiejusteringsvarsler. Tilpassede varsler lar deg skrive disse som regler: Når varsle (utløsende betingelser), hvem (mottakere og kriterier), hva (informasjonsvariabler), sett det opp én gang, så overvåker systemet kontraktdatoer automatisk og sender ut varslene.

Nøkkelen er at varslene er individuelt tilpasset: Varselinnholdet inkluderer variabler (som leietakers navn, eiendomsnavn, kontraktsstartdato), og systemet erstatter med hver mottakers kontraktsdata ved utsendelse. En regel sendt til hundre leietakere, hver mottar med sitt eget navn, rom og dato, som om de var håndskrevet, men helautomatisert.

Inngang: Klikk varsler i venstremenyen, velg tilpassede varslingsregler. I listen vises systemets innebygde regler (som fornyelsespåminnelser, flyttevarsler, forsikringspåminnelser, leiejusteringer) som kan aktiveres direkte; klikk 'Legg til' øverst til høyre for å lage egne regler.

Hva kan det brukes til? Fem eksempler

Følgende er innebygde eller raskt opprettede regler:

Opprett regler i fire trinn

Trinn 1: Grunnleggende innstillinger

Aktiver bryteren, gi regelen et gjenkjennelig navn, og velg mottakere: Leietakere (sendes til leietakere med relevante kontrakter) eller Ansatte (kun ansatte som følger opp eiendommen blir varslet for å unngå spam).

Trinn 2: Varselbetingelser

• Utløsertype: Hendelsesbasert (utløses av datoer i kontrakten, mest brukt) eller Fast periode (sendes periodisk).
• Referansedato for utløsning: Velg hvilken dato som skal brukes som referanse: Kontraktens startdato, leieavtalens sluttdato, utflyttingsdato, forsikringens startdato, forsikringens sluttdato.
• Tidspunktinnstilling: Send én gang eller årlig varsel (basert på referansedato, sendes samme dag hvert år, egnet for årlig leiejustering).
• Sendetidspunkt: Før hendelse (forhåndsvarsel), etter hendelse (etterskuddsvarsel) eller på hendelsesdagen, og angi hvor mange år, måneder eller dager i forkant eller etterkant.
• Filtreringskriterier: Begrens ytterligere hvilke kontrakter regelen gjelder for, eksempelvis kontraktstatus er aktiv. Flere kriterier kan legges til. Kontrakter som ikke oppfyller kriteriene, mottar ikke varsler.

Trinn 3: Varslingsinnhold

Skriv varseloverskrift og -innhold. Til venstre er en liste over tilgjengelige datalagre (sortert etter kontrakt, objekt osv.). Klikk på et felt for å sette inn en variabel (vises som to krøllede parenteser, f.eks. leietakers navn, objektnavn, kontraktstart), som blir erstattet med mottakerens data ved sending. Både overskrift og innhold kan bruke variabler.

Varselrapport: Merk av for noen felter, og systemet genererer automatisk en tabell på slutten av varselet som oppsummerer disse feltopplysningene, slik som objektnavn, rom, kontraktstart. Mottakeren trenger ikke å lete etter informasjon i teksten.

Trinn 4: Forhåndsvis og lagre

Forhåndsvisning viser fullstendig varsel: tittel, innhold og automatisk generert rapport. Variablene vises med doble klammeparenteser. Klikk lagre etter å ha bekreftet alt er korrekt.

Etter lagring vil regelen vises i listen med status aktivert. Hver regel i listen viser et sammendrag av utløserbetingelser, målgruppe og status. Du kan når som helst deaktivere, endre eller slette.

Sjekk logg over meldinger sendt til leietakerne

Etter at meldinger er sendt, kan du når som helst gå tilbake og verifisere hver enkelt meldingsstatus. Gå til [ Meldinger ] → [ Leietakermeldingslogg ] i menyen til venstre.

Siden lister alle sendte meldinger etter dato, med tidspunkt, regelutløsere (frekvens, mottaker, betingelser og status), samt tilknyttet eiendom, enhet og leietaker. Klikk [ Vis e-postinnhold ] for å utvide og se den fulle e-posten leietakeren mottok.

Hvis det er mange poster, kan du bruke [ Filtrer ] ovenfor for å snevre inn søket og raskt finne sendingshistorikken for en spesifikk eiendom eller leietaker.

Hvordan ser utsendte e-poster ut? Hver mottaker får sin egen versjon

Når en regel utløses, sjekker systemet hver kontrakt: hvis datoer og filterkriterier stemmer, erstattes alle variabler med kontraktens data, og e-posten sendes til riktig mottaker. Mottakeren bestemmer innholdet.

For eksempel en regel for 'Takker for fem års leie': Leietaker Billy mottar 'Hei, Billy, takk for at du har leid Sunny Heights Apartment - Rom 301 i fem år', mens en annen leietaker mottar sitt navn, leilighet og rom. En regel, unike e-poster til hver leietaker, og du setter opp kun én gang.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen mellom innebygde regler og regler du selv legger til?

Det er ingen grunnleggende forskjell. Innebygde regler er forhåndsinnstilte for vanlige situasjoner (fornyelsesvarsel, utflyttingsvarsel, forsikringsutløp, leieprisjustering), klare til bruk og kan redigeres. Egendefinerte regler gir full frihet til å sette opp utløserbetingelser, målgruppe og innhold fra grunnen av.

Hva er forskjellen mellom hendelsesdrevet og fast periode?

Hendelsesdrevet er basert på hver kontrakts egen dato, for eksempel 60 dager før hver leiekontrakts utløpsdato. Tidslinjene varierer etter kontrakt. Dette er den vanligste modusen for leievarsler. Fast periode sendes regelmessig uten å være knyttet til kontraktsdato.

Hva er de doble krøllparentesvariablene i innholdet?

De er plasseringsholdere som erstattes ved sending. Systemet erstatter dem med hver mottakers egne kontraktsdata: leietakers navn blir til mottakerens eget navn, og objekter og datoer blir til den spesifikke kontraktens data. Så hver e-post sendt fra samme regel er unik for mottakeren.

Vil alle ansatte motta varsler når målgruppen er satt til ansatte?

Nei, kun ansatte som følger objektet vil motta varsler. Ansatte som er ansvarlige for visse objekter vil motta relevante varsler, mens uvedkommende kollegaer ikke blir forstyrret. Følgende medlemmer kan justeres i objektinnstillinger.

Kan reglene endres etter oppsett? Hva om jeg ikke vil sende varsler for en stund?

Ja, de kan endres. Gå tilbake til reglerlisten, og bruk mer-menyen for hver regel for å redigere innhold eller slette den. Hvis du ikke vil sende varsler midlertidig, kan du sette statusen til inaktiv, så bevares innstillingene. Du kan aktivere den igjen når som helst senere.

Leietakeren sier de ikke har mottatt en varsling, hvordan kan jeg sjekke det?

Gå til "Varslinger" → "Leietakervarslingshistorikk" for å søke. Historikken viser sendetidspunkt for hver varsling til den leietakeren. Klikk på "Vis e-postinnhold" for å se hele e-posten som ble sendt. Hvis det er en registrering av sending, be leietakeren sjekke søppelpostmappen, eller bekreft at e-postadressen i leietakerinformasjonen er korrekt.