Πώς να προγραμματίσετε ειδοποιήσεις για ενοικιαστές μέσω ημερολογίου: Παράδειγμα ειδοποίησης για διακοπή ρεύματος

Τι είναι το ημερολόγιο;

Ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία ηλεκτρισμού σας ενημερώνει ότι θα υπάρξει διακοπή ρεύματος σε 15 ημέρες λόγω συντήρησης στις γραμμές. Είστε απασχολημένοι τη στιγμή που λαμβάνετε την ειδοποίηση και μπορεί να ξεχάσετε να υπενθυμίσετε στους ενοικιαστές. Χρησιμοποιώντας το ημερολόγιο, δημιουργείτε ένα συμβάν τη στιγμή που λαμβάνετε την ειδοποίηση, ορίζετε την ημερομηνία και το σύστημα ειδοποιεί αυτόματα τους ενοικιαστές όταν έρθει η ώρα. Δεν χρειάζεται να το θυμάστε ή να καλείτε/στείλετε μήνυμα ένας προς ένας. Η ίδια διαδικασία ισχύει για διακοπή νερού, ελέγχους πυρασφάλειας, επιθεωρήσεις αποχώρησης, κ.λπ.

Πώς να ανοίξετε το ημερολόγιο

Κάντε κλικ στο εικονίδιο του ημερολογίου στη δεξιά επάνω γωνία της οθόνης (στα κόκκινα πλαίσια όπως στην εικόνα παρακάτω) για να μπείτε στη σελίδα του ημερολογίου.

Το ημερολόγιο μπορεί να εναλλάσσεται ανάμεσα σε μηνιαία, εβδομαδιαία και ημερήσια προβολή. Μπορείτε να αλλάξετε μήνες με τα βέλη. Η δεξιά πλευρά της οθόνης παραθέτει όλα τα γεγονότα του μήνα κατά ημερομηνία, ώστε να έχετε άμεση εποπτεία των επερχόμενων υποχρεώσεων.

Πώς να προσθέσετε συμβάν

Κάντε κλικ στο κουμπί προσθήκης συμβάντος ημερολογίου στη δεξιά επάνω γωνία ή κάντε κλικ σε μια ημερομηνία στο ημερολόγιο για να ανοίξετε το παράθυρο προσθήκης (όπως στην εικόνα παρακάτω).

Το θέμα είναι υποχρεωτικό πεδίο. Παρακαλούμε εισάγετε το περιεχόμενο αυτής της εκδήλωσης, π.χ. στις 22/7 από τις 9 π.μ. έως τις 12 μ.μ. διακοπή ρεύματος λόγω συντήρησης. Το θέμα θα εμφανιστεί στο ημερολόγιο και θα σταλεί ως ειδοποίηση στους ενοικιαστές. Προτείνεται να γράψετε με σαφήνεια την ώρα και τον λόγο, ώστε ο ενοικιαστής να κατανοεί την ειδοποίηση χωρίς να χρειάζεται να επικοινωνήσει μαζί σας ξανά.

Να δημοσιοποιηθεί αυτή η εκδήλωση στους ενοικιαστές

Στην ενότητα αντικειμένων, μπορείτε να αποφασίσετε αν θα δημοσιοποιήσετε αυτή την εκδήλωση:

• Δημοσιοποιημένο: Οι ενοικιαστές του επιλεγμένου ακινήτου (ή δωματίου) μπορούν να δουν αυτή την εκδήλωση από την πλευρά ενοικιαστών και να λάβουν ειδοποίηση. Για θέματα όπως η ειδοποίηση διακοπής ρεύματος που απαιτούν ενημέρωση των ενοικιαστών, επιλέξετε δημοσιοποιημένο και το σύστημα θα ειδοποιήσει όλους τους επηρασμένους ενοικιαστές.
• Μη δημοσιοποιημένο: Ορατό μόνο από το διαχειριστικό τμήμα, κατάλληλο για εσωτερικές διαδικασίες, όπως προγραμματισμός επισκευών ή εσωτερικός έλεγχος.

Στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα του ακινήτου και του δωματίου για αυτή την εκδήλωση. Για παράδειγμα, σε περίπτωση διακοπής ρεύματος που επηρεάζει ολόκληρο το κτίριο, επιλέξτε μόνο το ακίνητο. Αν επηρεάζει συγκεκριμένα δωμάτια (π.χ. επισκευή σωλήνων σε ένα δωμάτιο), επιλέξτε το συγκεκριμένο δωμάτιο ώστε η ειδοποίηση να σταλεί μόνο στους ενοικιαστές αυτού του δωματίου.

Ρύθμιση ημερομηνίας και τρόπου ειδοποίησης

Η ημερομηνία είναι υποχρεωτικό πεδίο. Παρακαλούμε επιλέξτε την ημερομηνία και ώρα του γεγονότος. Για παράδειγμα, για ειδοποίηση διακοπής ρεύματος, συμπληρώστε την ημερομηνία διακοπής ρεύματος 15 ημέρες μετά.

Υπάρχουν τρεις μέθοδοι ειδοποίησης, το σύστημα θα στείλει αυτόματα ανάλογα με την επιλογή σας. Μετά τη ρύθμιση, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε περαιτέρω για αυτό το θέμα:

• Ειδοποίηση σε καθορισμένη ώρα: Μπορείτε να επιλέξετε την ώρα αποστολής της ειδοποίησης από το αναπτυσσόμενο μενού (π.χ. την ίδια μέρα), ώστε το σύστημα να στείλει αυτόματα. Για παράδειγμα, επιλέξτε την ημέρα διακοπής ρεύματος, έτσι ώστε οι ενοικιαστές να το θυμούνται όταν το λάβουν, και να μην το ξεχάσουν λαμβάνοντάς το πολύ νωρίτερα.
• Αποστολή ειδοποίησης τώρα: Μετά την αποθήκευση, το σύστημα θα στείλει την ειδοποίηση άμεσα. Κατάλληλο για θέματα που χρειάζονται προετοιμασία εκ των προτέρων, όπως προειδοποίηση για προγραμματισμένη διακοπή ρεύματος 15 ημέρες νωρίτερα.
• Χωρίς ειδοποίηση: Απλά καταγραφή στο ημερολόγιο, χωρίς αποστολή ειδοποίησης.

Ειδοποίηση σε άλλους παραλήπτες

Αν το συμβάν αυτό πρέπει να ειδοποιήσει και άλλα άτομα εκτός από τους ενοικιαστές και τα μέλη διαχείρισης (π.χ. ιδιοκτήτης, συντηρητής), μπορείτε να ενεργοποιήσετε την επιλογή άλλων παραληπτών, προσθέτοντάς τους στη λίστα ειδοποιήσεων για σύγχρονη ενημέρωση χωρίς διαμεσολάβηση.

Περιοδική ειδοποίηση

Αν το συμβάν αυτό επαναλαμβάνεται περιοδικά (π.χ. μηνιαίος έλεγχος πυρασφάλειας, καθαρισμός δεξαμενής νερού κάθε τρίμηνο), μπορείτε να ενεργοποιήσετε την περιοδική ειδοποίηση. Ορίστε το μία φορά και το σύστημα θα στέλνει αυτόματα υπενθυμίσεις, χωρίς να χρειάζεται να δημιουργείτε εκ νέου το συμβάν κάθε φορά.

Ανέβασμα συνημμένης εικόνας

Μπορείτε να ανεβάσετε εικόνες (μέχρι 2) στην ενότητα συνημμένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να τραβήξετε και να ανεβάσετε απευθείας την ειδοποίηση διακοπής ρεύματος από την εταιρεία ηλεκτρισμού, ώστε ο ενοικιαστής να δει την αρχική ανακοίνωση όταν λάβει την ειδοποίηση, εξασφαλίζοντας πλήρη ενημέρωση και εξοικονομώντας σας χρόνο από την εκ νέου πληκτρολόγηση. Όταν τελειώσετε με τη ρύθμιση, κάντε κλικ στο αποθήκευση για να ολοκληρώσετε.

Προβολή και εκτύπωση ημερολογίου

Το ολοκληρωμένο πρόγραμμα εμφανίζεται στο ημερολόγιο και στη λίστα προγραμμάτων στα δεξιά, όπου μπορείτε να δείτε ή να επεξεργαστείτε με κλικ. Εάν χρειάζεται να αναρτήσετε έντυπη ανακοίνωση (π.χ. στον πίνακα ανακοινώσεων του κτιρίου), μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί εκτύπωσης για να εκτυπώσετε απευθείας την τρέχουσα προβολή του ημερολογίου.