Πώς να δημιουργήσετε ένα γενικό καθολικό στο RentPackage, αυτόματη σύνοψη ενοικίων και οικονομικών περιουσίας

Ακόμη καταγράφετε χειροκίνητα τις ενοικιαστικές εισπράξεις σε Excel; Το RentPackage διαθέτει ενσωματωμένο πλήρες σύστημα διπλογραφίας. Απλώς διαχειριστείτε σωστά τις εισπράξεις και το σύστημα θα συσσωρεύει αυτόματα τις εγγραφές. Όταν θέλετε να δείτε τις εγγραφές, επιλέξτε την περίοδο και πατήστε ένα κουμπί – το γενικό καθολικό ισοζυγίου δημιουργείται αμέσως χωρίς να απαιτείται λογιστική γνώση ή χειροκίνητη σούμα.

Α. Τι είναι το γενικό καθολικό;

Το γενικό καθολικό (General Ledger) κατηγοριοποιεί και συνοψίζει όλες τις συναλλαγές μιας περιόδου κατά λογαριασμό (περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, ιδιοκτήτης, έσοδα, έξοδα), δείχνοντας τις ολικές χρεώσεις, πιστώσεις και υπόλοιπα για κάθε λογαριασμό. Είναι το θεμέλιο για την κατάσταση αποτελεσμάτων και τον ισολογισμό και συχνά ζητείται όταν γίνεται έλεγχος. Όταν πρέπει να παρουσιάσετε οικονομικά στοιχεία σε λογιστή, ιδιοκτήτη ακινήτου ή φορολογική αρχή, αυτή η αναφορά είναι ο οδηγός σας.

Β. Πηγές δεδομένων της αναφοράς

Οι αριθμοί του γενικού καθολικού προέρχονται από δύο πηγές, και οι δύο υπολογίζονται αυτόματα:

• Αυτόματα δημιουργημένες εγγραφές ανά περίοδο: Μετά την δημιουργία συμβολαίου, το σύστημα δημιουργεί αυτόματα εγγραφές για ενοίκια, καταθέσεις και διαχειριστικά τέλη ανά περίοδο. Με την είσπραξη των πληρωμών, οι αντίστοιχες εγγραφές ολοκληρώνονται ταυτόχρονα, χωρίς την ανάγκη χειροκινήτου λογιστικού ελέγχου.
• Χειροκίνητες εγγραφές: Για έσοδα/έξοδα εκτός περιόδου χρέωσης (π.χ. έξοδα επισκευής, αρχική μεταφορά, κατανομές ιδιοκτήτη), χρησιμοποιήστε λειτουργία χειροκίνητης εγγραφής. Δείτε οδηγίες: Οδηγίες χειροκίνητων εγγραφών

Γ. Δημιουργία γενικού καθολικού

Βήμα 1: Είσοδος στην σελίδα αναφορών

Από το αριστερό μενού, επιλέξτε «Αναφορές» → «Αναφορές».

Βήμα 2: Ρύθμιση παραμέτρων αναφορών

• Τύπος αναφοράς: Επιλέξτε «Γενικό καθολικό».
• Ακίνητο / Ιδιοκτήτης / Εταιρεία: Επιλέξτε το αντικείμενο έρευνας. Ένας λογαριασμός μπορεί να δημιουργήσει ξεχωριστές εγγραφές για διαφορετικούς ιδιοκτήτες, χωρίς σύγχυση λογιστικών, κάτι ιδιαίτερα σημαντικό για τους διαχειριστές.
• Περίοδος Αναφοράς: Επιλέξτε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της αναζήτησης, π.χ. 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Λογιστική Βάση:
  • Ταμειακή Βάση: Αναγνώριση βάσει ημερομηνίας παραλαβής μετρητών, το εισόδημα μετράται όταν λαμβάνονται τα χρήματα. Κατάλληλο για ιδιώτες ιδιοκτήτες και μικρές αναφορές.
  • Βάση Δεδουλευμένων: Αναγνώριση βάσει ημερομηνίας απαιτήσεων, το εισόδημα αναγνωρίζεται με τη λήξη του ενοικίου, ανεξάρτητα από το αν έχει ληφθεί ή όχι. Κατάλληλο για εταιρείες που χρειάζονται επίσημες οικονομικές αναφορές.

Αφού ολοκληρώσετε τη ρύθμιση, πατήστε «Δημιουργία Αναφοράς».

Βήμα 3: Προβολή Αναφοράς

Δ. Πώς να διαβάσετε αυτήν την αναφορά

Η αναφορά χωρίζεται σε πέντε κύριες κατηγορίες ανά τύπο λογαριασμού, αναλυμένο με δείγματα αριθμών:

• Περιουσιακά Στοιχεία: Το υπόλοιπο «Τραπεζικός Λογαριασμός Καταπιστεύματος» 443,579 αντιπροσωπεύει το πραγματικό υπόλοιπο των χρημάτων που διεκπεραιώθηκαν κατά την περίοδο. Το υπόλοιπο «Απαιτήσεις» 402,695 αντιπροσωπεύει χρήματα που οφείλονται αλλά δεν έχουν εισπραχθεί. Άλλοι λογαριασμοί όπως «Τραπεζικός Λογαριασμός Καταθέσεων» δείχνουν τα κεφάλαια του ειδικού λογαριασμού κατάθεσης χωριστά.
• Υποχρεώσεις: Το υπόλοιπο «Καταθέσεις» είναι 577,332 και το υπόλοιπο «Εισπράξεις προκαταβολών» είναι 13,685. Οι καταθέσεις και οι προκαταβολές δεν είναι εισόδημα, αλλά χρήματα που πρέπει να επιστραφούν στους ενοικιαστές ή ανήκουν σε μελλοντική περίοδο. Το σύστημα θα τα κατηγοριοποιήσει σωστά, αποφεύγοντας το συνηθισμένο λάθος να θεωρούνται εισόδημα.
• Ιδιοκτησία Ιδιοκτήτη: Ο «Αρχικός πιστωτικός απολογισμός» είναι 4,523, ο οποίος μεταφέρεται όταν δημιουργείται το βιβλίο και αναφέρεται στα αρχικά κεφάλαια· οι «Διανομές Ιδιοκτήτη» είναι τα ποσά που καταβάλλονται προς τον ιδιοκτήτη κατά την περίοδο και παρουσιάζονται με κόκκινα γράμματα καθώς μειώνουν την ιδιοκτησία. Καθημερινές ενέργειες όπως ενοίκια δεν συνήθως δημιουργούν εγγραφές ιδιοκτησίας· αυτές επιτυγχάνονται από αρχικούς απολογισμούς, επενδύσεις ή διανομές ιδιοκτήτη.
• Έσοδα: Εκτός από τα «Έσοδα από ενοίκια» 222,818, όλα τα άλλα έσοδα, όπως τέλη καθαρισμού, τέλη ύδρευσης, τέλη διαδικτύου και προκαταβολές κρατήσεων, παρουσιάζονται μεμονωμένα ανάλογα με τον λογαριασμό. Το σύνολο των εσόδων είναι 243,849, ξεκαθαρίζοντας την πηγή κάθε κατηγορίας εσόδων.
• Έξοδα: «Δαπάνες Διαχείρισης Εταιρίας», «Δαπάνες Ενοικίων» και «Δαπάνες Προμηθειών» είναι οι δαπάνες που σημειώθηκαν κατά την περίοδο, με χρεωστικό συνολικό 30,015.

Ε. Εκτύπωση και αποθήκευση

Το εικονίδιο εκτύπωσης στην επάνω δεξιά γωνία της αναφοράς επιτρέπει άμεση εκτύπωση ή αποθήκευση σε PDF χωρίς να χρειάζεται επαναμορφοποίηση για τον λογιστή ή τον ιδιοκτήτη.

ΣΤ. Συχνές ερωτήσεις

Γιατί τα νούμερα βάσει μετρητών και δεδουλευμένων διαφέρουν;

Η διαφορά είναι στο χρόνο αναγνώρισης. Η δεδουλευμένη βάση αναγνωρίζει έσοδα όταν ορίζεται ως "ημερομηνία τιμολόγησης", ενώ η βάση μετρητών όταν λαμβάνεται η πληρωμή. Αν οι ενοικιαστές καθυστερήσουν, οι δύο βάσεις θα εμφανίσουν διαφορετικά έσοδα για την ίδια περίοδο, κάτι που είναι φυσιολογικό.

Εμφανίζονται οι χειροκίνητες εγγραφές στο Γενικό Καθολικό;

Ναι. Οι χειροκίνητες εγγραφές συγχωνεύονται με τις αυτόματα δημιουργούμενες εγγραφές περιόδου, χωρίς επιπλέον ρυθμίσεις.

Μπορώ να δω μόνο τον λογαριασμό μιας συγκεκριμένης ιδιοκτησίας;

Ναι. Επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο μενού "Ιδιοκτησία/Κάτοχος/Εταιρεία" συγκεκριμένη ιδιοκτησία, και το σύστημα θα συγκεντρώσει μόνο τις εγγραφές αυτής της ιδιοκτησίας.