Μετακόμιση και υπογραφή με ενοικιαστή: ορίζονται ενοικιακή περίοδος, εγγύηση, κοινόχρηστα μονομιάς, αυτόματη δημιουργία περιόδου λογαριασμού.

Τι μπορεί να κάνει αυτή η διαδικασία για εσάς;

Όταν ο ενοικιαστής εισέρχεται, κάντε κλικ στο Μετακόμιση/Υπογραφή στην ενότητα μονάδας δωματίου. Όλες οι ρυθμίσεις ολοκληρώνονται σε μία διαδικασία: στοιχεία ενοικιαστή, τύπος και διάρκεια ενοικίασης, κύκλος πληρωμής και υπενθυμίσεις, εγγύηση, κοινόχρηστα, προκαταβολές. Το σύστημα δημιουργεί αυτόματα την πλήρη περίοδο λογαριασμού ενοικιαστή χωρίς μη αυτόματη καταχώριση.

Σε λειτουργία διαχείρισης, υπάρχει ένα επιπλέον βήμα για τον λογαριασμό του ιδιοκτήτη: προμήθεια και διαχειριστικά τέλη δημιουργούνται αυτόματα σύμφωνα με τη ρύθμιση, με αυτόματη επισήμανση απόσβεσης με την είσπραξη ενοικίων. Τέλος, μπορεί να συνεχίσει με online υπογραφή με τον ενοικιαστή, με εισαγωγή δεδομένων συμβολαίου, μέχρι την αποστολή πρωτοκόλλου.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Βήμα 1: Επιλογή δωματίου και καταχώριση στοιχείων ενοικιαστή

Εντοπίστε τη μονάδα δωματίου στη λίστα ακινήτων στα αριστερά για εισαγωγή. Κάντε κλικ στις επιπλέον επιλογές (εικονίδιο με τρεις τελείες) και επιλέξτε Μετακόμιση/Υπογραφή.

Η διεύθυνση του ακινήτου εισάγεται αυτόματα, συμπληρώστε όνομα και email ενοικιαστή. Αν υπάρχουν επιπλέον υπογράφοντες (π.χ. εγγυητής), πατήστε προσθήκη επιπλέον υπογράφοντα. Διαφορετικά, αγνοήστε.

Βήμα 2: Ρυθμίσεις Όρων Μίσθωσης

Τύπος Σύμβασης (επιλέξτε ένα από τρία)

• Σταθερή Διάρκεια Μίσθωσης: Κανονική σύμβαση με καθορισμένες ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Μπορείτε να επιλέξετε τις ημερομηνίες ή να εισάγετε γρήγορα 1 χρόνο ή 2 χρόνια.
• Μίσθωση με τη Μήνα: Ευέλικτη μίσθωση χωρίς καθορισμένο τέλος. Το σύστημα δημιουργεί συνεχώς τον επόμενο κύκλο χρέωσης με βάση την περίοδο χρέωσης της αρχικής σύμβασης. Οι δύο πλευρές μπορούν να τερματίσουν κατόπιν ενημέρωσης.
• Σταθερή Διάρκεια, μετατροπή σε Μηνιαία μετά τη λήξη (σύσταση συστήματος): Μετά τη λήξη της σύμβασης, δεν απαιτείται ανανέωση υπογραφής. Το σύστημα συνεχίζει αυτόματα την έκδοση κύκλων χρέωσης. Κατάλληλο για περίπτωση που ο ενοικιαστής αναμένεται να παραμείνει, αποτρέποντας αμέλεια ανανέωσης.

Ειδοποιήσεις λήξης και ανανέωσης μίσθωσης

Ορίστε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της μίσθωσης και στη συνέχεια την ημερομηνία ειδοποίησης ανανέωσης (π.χ., 30 ημέρες πριν τη λήξη): Το σύστημα θα στείλει email στα μέλη που παρακολουθούν το ακίνητο, για να διευθετήσουν την ανανέωση ή τη διαφήμιση εκ των προτέρων, ώστε να μειωθεί η περίοδος κενότητας.

Περίοδος πληρωμής και ημερομηνία απαιτήσεων

Υπάρχουν οκτώ τύποι συχνότητας πληρωμής: εβδομαδιαία, ανά δύο εβδομάδες, μηνιαία, ανά δύο μήνες, ανά τρίμηνο, ανά τετράμηνο, ανά εξάμηνο, ετήσια. Το σύστημα δημιουργεί αντίστοιχες περιόδους λογαριασμού.

Δύο κανόνες για ημερομηνία απαιτήσεων: ορίστε μια συγκεκριμένη ημέρα του μήνα (π.χ., πρώτη ημέρα του μήνα) ή κάποιες ημέρες πριν την έναρξη της περιόδου λογαριασμού. Αυτή η ημερομηνία αποτελεί βάση για υπενθυμίσεις πληρωμής και καθορισμό καθυστέρησης.

Email υπενθύμισης πληρωμής

Επιλέξτε αν θέλετε να στέλνονται υπενθυμίσεις πληρωμής στον ενοικιαστή, και ορίστε πόσες ημέρες νωρίτερα (π.χ., 5 ημέρες πριν την απαιτούμενη ημερομηνία). Οι λογαριασμοί με βάση την ανάγνωση μετρητών δεν θα αποστέλλουν ειδοποίηση πριν την ολοκλήρωση της ανάγνωσης. Μετά την ολοκλήρωση, το σύστημα θα αποστείλει αυτόματα την ειδοποίηση. Το σύστημα επίσης θα στείλει ειδοποίηση ανάγνωσης μετρητών στα μέλη που παρακολουθούν το ακίνητο 5 ημέρες πριν την ημερομηνία υπενθύμισης, για να διασφαλίσει ότι η ανάγνωση έχει ολοκληρωθεί.

Βήμα 3: Ενοίκιο, εγγύηση και βοηθητικά έξοδα

Ενοίκιο και εγγύηση

Συμπληρώστε το ποσό του ενοικίου, ο φόρος είναι προαιρετικός (μπορεί να είναι σταθερό ποσό ή ποσοστό, π.χ., 500 ή 5%). Για την εγγύηση, επιλέξτε μήνες (κάντε κλικ σε 1 μήνα, 2 μήνες για γρήγορη εισαγωγή), μπορείτε να προσθέσετε πολλά πεδία. Το πρόστιμο πρόωρης λύσης είναι προαιρετικό.

Επιλέξτε έναν από τους δύο φύλακες εγγύησης: επιλέξτε τη διαχειριστική εταιρεία για να αποθηκεύσει η εγγύηση στο λογαριασμό της εταιρείας, ή επιλέξτε ιδιοκτήτη για να αποθηκεύσει το σύστημα την εγγύηση στον καταπιστευματικό λογαριασμό του ιδιοκτήτη. Ο καταπιστευματικός λογαριασμός είναι ένας εικονικός λογαριασμός που το σύστημα δημιουργεί για κάθε ιδιοκτήτη για να καταγράφει τα εισπραγμένα χρήματα, λειτουργεί σαν τραπεζικός λογαριασμός του ιδιοκτήτη.

Περιοδικά έξοδα κοινής ωφέλειας

Ορίστε εδώ τα περιοδικά έξοδα εκτός ενοικίου (ρεύμα, πάρκινγκ, ίντερνετ κ.λπ.), τα οποία θα παράγονται αυτόματα κάθε περίοδο. Τρεις μέθοδοι χρέωσης:

• Σταθερή χρέωση: Αυτόματη παραγωγή σταθερού ποσού ανά περίοδο, π.χ., μηνιαίο κόστος νερού 100€, κόστος ανελκυστήρα, ίντερνετ.
• Χρέωση ανά μέτρηση: Ορίστε την τιμή μονάδας (π.χ., 5€ ανά μονάδα) και την αρχική μέτρηση (προαιρετική, μπορεί να συμπληρωθεί αργότερα). Εισάγετε τις αρχικές και τελικές μετρήσεις κάθε περίοδο, και το σύστημα θα υπολογίσει το ποσό βάσει χρήσης.
• Χειροκίνητη εισαγωγή: Εισάγετε το ποσό του λογαριασμού ανά περίοδο, π.χ., μηνιαίος λογαριασμός φυσικού αερίου. Για κατανομή μεταξύ πολλών ενοικιαστών, χρησιμοποιήστε κατανομή μέσου όρου ή ποσοστού για τον υπολογισμό του πληρωτέου ποσού για τον καθένα.

Ο διακόπτης στην κορυφή του διαλόγου καθορίζει την περιοδικότητα χρέωσης για αυτά τα έξοδα. Δύο τρόποι τιμολόγησης κοινής ωφέλειας: Ρυθμίστε 'Ναι' για να συνδυάσετε το κόστος με την περιοδικότητα του ενοικίου (ανά σύμβαση) και να χρεώνεται μαζί με το ενοίκιο. Ρυθμίστε 'Όχι' για ανεξάρτητη περιοδικότητα κοινής ωφέλειας (διαφορετική από του ενοικίου), σύμφωνα με τις δικές σας ρυθμίσεις.

Προκαταβολές (προαιρετικό)

Για να μην προπληρώνετε κάθε περίοδο τους λογαριασμούς κοινής ωφελείας των ενοίκων, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την προείσπραξη: επιλέξτε λογαριασμό και ορίστε ποσό προείσπραξης ανά περίοδο (π.χ. προείσπραξη 500€ για ηλεκτρικό ρεύμα τον μήνα), με την πραγματική χρέωση να αφαιρείται από την προείσπραξη ανά περίοδο, και να καταβάλλεται κατά την εξόφληση βάσει μετρητή στον συμφωνημένο χρόνο. Αυτή η προείσπραξη αποτελεί υποχρέωση προς τον ενοικιαστή, η οποία καταχωρείται ως έσοδο μόνο με την έκπτωση. Κατά την απόδοση, το υπόλοιπο ποσό επιστρέφεται. Αν δεν απαιτείται, αφήστε το απενεργοποιημένο.

Δημιουργία Περίοδου Χρέωσης Ενοικιαστών

Με ένα κλικ στη δημιουργία περιόδου χρέωσης ενοικιαστών, οι ρυθμίσεις σας γίνονται μία προεπισκόπηση πλήρους λογαριασμού: λογαριασμός εγγύησης (μπορείτε να επιλέξετε εισπραχθέν), ενοίκιο ανά περίοδο με προσθήκη λογαριασμών κοινής ωφέλειας. Στην προεπισκόπηση μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε την ημερομηνία πληρωμής ανά περίοδο, να διαγράψετε συγκεκριμένα είδη χρεώσεων, να συνδυάσετε με την επόμενη περίοδο ή να προσθέσετε μία μεμονωμένη είσπραξη.

Βήμα 4: Περίοδος Χρέωσης Ιδιοκτήτη (Προμήθεια & Διαχειριστικά Κόστη)

Προμήθεια

Μετά την ενοικίαση του ακινήτου, εισπράττεται προμήθεια από και τα δύο μέρη: προμήθεια από τον ιδιοκτήτη (πατήστε για εισαγωγή 1 μήνα γρήγορα), και προμήθεια από τον ενοικιαστή (πατήστε για εισαγωγή μισού ή 1 μήνα γρήγορα), τα ποσά μπορούν να εισαχθούν χειροκίνητα.

Διαχειριστικά Κόστη

Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε τη δημιουργία διαχειριστικών εξόδων, το σύστημα υπολογίζει αυτόματα το ποσό ανά περίοδο σύμφωνα με το μοντέλο διαχείρισης του ακινήτου (π.χ. ενοίκιο 15.000€, διαχείριση 10%, οδηγεί σε 1.500€), και τα ποσά και ποσοστά μπορούν να προσαρμοστούν. Επιβεβαιώστε και πατήστε για δημιουργία περιόδου χρέωσης ιδιοκτήτη.

Μετά τη δημιουργία μπορείτε να δείτε τη λίστα λογαριασμών του ιδιοκτήτη, όπου κάθε ποσό διαχειριστικού τέλους μπορεί να τροποποιηθεί ξεχωριστά με κλικ στο εικονίδιο μολυβιού.

Βήμα 5: Έλεγχος κατάστασης και συνημμένα

Καταγράψτε την κατάσταση του ακινήτου πριν την εισκόμιση, ώστε να έχετε απόδειξη κατά την παράδοση:

• Φωτογραφίες ακινήτου και δωματίου, σημειώσεις: Ανεβάστε φωτογραφίες του ακινήτου (μέχρι 5) και δωματίων (μέχρι 10) και καταχωρίστε σημειώσεις. Ενεργοποιήστε τον διακόπτη για προσθήκη φωτογραφιών και σημειώσεων στη σύμβαση, ώστε να συμπεριληφθούν ως απόδειξη κατάστασης.
• Λίστα ενοικιαζόμενων αντικειμένων: Ανοίξτε τον διακόπτη για προσθήκη στη σύμβαση και επιλέξτε ποσότητες: έπιπλα (σιδερένια βάση, ντουλάπα, γραφείο κ.λπ.), οικιακές συσκευές (κλιματιστικό, πλυντήριο, ψυγείο κ.λπ.), κλειδιά (κεντρική πόρτα, πόρτα δωματίου, τηλεχειριστήριο), αντικείμενα εκτός λίστας μπορούν να προστεθούν. Κατά την παράδοση, ελέγξτε κάθε αντικείμενο, η έλλειψη καταγράφεται.
• Πληροφορίες ασφαλιστικής εταιρείας: Αν η σύμβαση περιλαμβάνει ασφάλεια ενοικίου, ενεργοποιήστε τον διακόπτη και συμπληρώστε περίοδο αναμονής, ασφαλιστική εταιρεία, ημερομηνίες έναρξης και λήξης του ασφαλιστηρίου, ποσό κάλυψης, περίοδο κάλυψης, ώστε η κατάσταση κάλυψης να είναι διαθέσιμη με τη σύμβαση. Οδηγίες συμπλήρωσης: Επεξήγηση λειτουργίας ασφάλειας ενοικίου

Ηλεκτρονικό συμβόλαιο με ενοικιαστή

Κάντε κλικ για τροποποίηση συμβολαίου και επιλέξτε μέθοδο ψηφιακής υπογραφής. Μετά την ολοκλήρωση υπογραφών, το σύστημα δημιουργεί αυτόματα συμβόλαιο σε PDF για αποστολή ή λήψη. Τέσσερις επιλογές:

• Ο ενοικιαστής υπογράφει μέσω Email: Το σύστημα στέλνει ειδοποίηση για υπογραφή στο Email του ενοικιαστή, όπου αυτός μπορεί να υπογράψει ηλεκτρονικά.
• Ο ενοικιαστής υπογράφει μέσω συνδέσμου: Το σύστημα δημιουργεί έναν σύνδεσμο υπογραφής, τον οποίο αντιγράφετε και στέλνετε μέσω εφαρμογής επικοινωνίας στον ενοικιαστή.
• Ο ενοικιαστής υπογράφει επιτόπου: Χρησιμοποιείται όταν ο ενοικιαστής είναι επιτόπου, επιτρέποντάς του να υπογράψει απευθείας στη συσκευή σας.
• Χωρίς συμβόλαιο, μόνο με καταγραφή εισόδου: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή όταν χρειάζεται μόνο καταγραφή πληροφοριών συμβολαίου, χωρίς ηλεκτρονική υπογραφή, όπως αν υπάρχει ήδη υπογεγραμμένο έντυπο συμβόλαιο.

Επιλέξτε πρότυπο συμβολαίου

Επιλέξτε πρότυπο από το αναπτυσσόμενο μενού: προεπιλεγμένα πρότυπα μίσθωσης ενσωματωμένα στο σύστημα ή τα προσαρμοσμένα σας πρότυπα (π.χ. βραχυχρόνιες μισθώσεις, μακροχρόνιες μισθώσεις, ξένοι ενοικιαστές), μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε νέο πρότυπο ή να κάνετε κλικ για επεξεργασία των όρων.

Μετά την επιλογή προτύπου, τα δεδομένα που συμπληρώθηκαν στα προηγούμενα βήματα εισάγονται αυτόματα στα πεδία μεταβλητών του συμβολαίου: ονόματα ενοικιαστή και ιδιοκτήτη, διεύθυνση, δωμάτιο, πεδίο υπογραφής και ημερομηνία υπογραφής, χωρίς να χρειάζεται επαναπληκτρολόγηση. Τα προσωπικά στοιχεία του ενοικιαστή θα συμπληρωθούν από τον ίδιο κατά την υπογραφή.

Όταν είναι ώρα να υπογράψετε, μπορείτε να σχεδιάσετε χειρόγραφα, να ανεβάσετε αρχείο υπογραφής ή να επιλέξετε αποθηκευμένη υπογραφή. Πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι έχετε διαβάσει σχολαστικά το συμβόλαιο και υπογράφετε οικειοθελώς, πριν κάνετε κλικ για να προσθέσετε την υπογραφή στο συμβόλαιο.

Αφού επιβεβαιώσετε την ορθότητα της προεπισκόπησης συμβολαίου, κάνετε κλικ για να το στείλετε στον ενοικιαστή. Μετά την ολοκλήρωση της υπογραφής από τον ενοικιαστή, το σύστημα δημιουργεί αυτόματα το πλήρες συμβόλαιο σε PDF για αποθήκευση από τα εμπλεκόμενα μέρη.

Με την ολοκλήρωση, η χρέωση έχει ήδη δημιουργηθεί αυτόματα, χωρίς ανάγκη επιπλέον εισαγωγής

Αφού ολοκληρωθεί η μετακόμιση, μεταβείτε στη Διαχείριση Ενοικιαστών, στην καρτέλα Οικονομικά Ενοικιαστών, όπου θα δείτε όλες τις αυτόματα δημιουργημένες περιόδους τιμολόγησης: Περιόδους Ενοικίου (με βάση τον κύκλο του μισθωτηρίου, συμπεριλαμβανομένων των ενσωματωμένων δημοσίων υπηρεσιών) και Περιόδους Δημοσίων Υπηρεσιών (με διαφορετική χρέωση από την περίοδο του ενοικίου). Κατόπιν, οι περίοδοι αυτές δημιουργούνται αυτόματα χωρίς χειροκίνητη εισαγωγή. Τα προγράμματα μέτρησης επισημαίνονται έως ότου ολοκληρωθεί η μέτρηση, με το ποσό να προστίθεται αυτόματα στο τελικό τιμολόγιο.

Μεταβείτε στην καρτέλα Οικονομικά Μεσιτικών για να δείτε τις αυτόματα δημιουργημένες Περιόδους Διαχείρισης Συμβάσεων, με προκαθορισμένα ποσά και ημερομηνίες λήξης, τα οποία συνεχίζουν να δημιουργούνται αυτόματα χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση, περιμένοντας μόνο αποδοχή πληρωμής και συμφιλίωση.

Προβολή/Επεξεργασία Συμβολαίου: Ενοίκιο, Κύκλος Πληρωμής, Καταθέσεις και Επαναλαμβανόμενες Χρεώσεις προσαρμοσμένα ανά πάσα στιγμή

Μετά την ολοκλήρωση του συμβολαίου, για οποιαδήποτε ρύθμιση σε ενοίκιο, κύκλο πληρωμής, καταθέσεις ή επαναλαμβανόμενες χρεώσεις, κάντε κλικ στο μενού επιπλέον επιλογών της μονάδας (εικονίδιο με τρεις κουκκίδες) και επιλέξτε Προβολή Συμβολαίου. Μέσα από την οθόνη αυτή μπορούν να γίνουν αλλαγές στους όρους ενοικίου, κύκλους πληρωμών, καταθέσεις και επαναλαμβανόμενες χρεώσεις δημόσιων υπηρεσιών χωρίς να χρειαστεί νέα κατασκευή συμβολαίου. Σημείωση: Τα ηλεκτρονικά συμβόλαια που δεν έχουν ακόμη υπογραφεί θα είναι προσωρινά κλειδωμένα για τροποποιήσεις, απαιτείται ολοκλήρωση υπογραφής για προσαρμογές.

Συχνές Ερωτήσεις

Πώς να επιλέξω ανάμεσα σε τρεις τύπους μισθωμάτων;

Για μισθώματα με σαφείς ημερομηνίες έναρξης και λήξης που απαιτούν επανεξέταση μετά τη λήξη, επιλέξτε ορισμένο μίσθωμα. Για ενοικίαση χωρίς σταθερή διάρκεια, με δυνατότητα πρόωρης ειδοποίησης, επιλέξτε μηνιαίο μίσθωμα. Για μισθώματα που αναμένεται να συνεχιστούν μετά τη λήξη, προτείνεται το σύστημα για μετατροπή σε μηνιαίο μίσθωμα χωρίς επανυπογραφή και αυτόματη συνέχιση των τιμολογήσεων.

Είναι απαραίτητο να συμπληρώσω το Email του ενοικιαστή;

Είναι έντονα συνιστώμενο. Χωρίς email, το σύστημα δε θα μπορεί να αποστείλει ειδοποιήσεις για πληρωμές ενοικίων ή ηλεκτρονικές ειδοποιήσεις για υπογραφές. Σε περίπτωση έλλειψης email, η υπογραφή μπορεί να γίνει με σύνδεσμο ή επιτόπου.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της διαχείρισης της εγγύησης από την εταιρεία διαχείρισης ή τον ιδιοκτήτη;

Η διαφορά είναι ποιος κρατάει τα χρήματα. Αν επιλέξετε ιδιοκτήτη, το σύστημα καταγράφει την εγγύηση στον καταπιστευματικό λογαριασμό του ιδιοκτήτη. Αν επιλέξετε εταιρεία διαχείρισης, καταγράφεται στον λογαριασμό της εταιρείας. Επιλέξτε σύμφωνα με τη σύμβαση σας με τον ιδιοκτήτη.

Τι είναι τα προκαταβολικά εισπραχθέντα; Είναι το ίδιο με την εγγύηση;

Όχι, δεν είναι το ίδιο. Η εγγύηση επιστρέφεται στον ενοικιαστή κατά την αποχώρηση. Τα προκαταβολικά εισπραχθέντα είναι χρήματα που λαμβάνονται εκ των προτέρων για να αφαιρούνται ανά περίοδο. Ανήκουν αμφότερα στο χρέος προς τον ενοικιαστή και όχι στα έσοδα.

Μπορούν να γίνουν αλλαγές μετά τη δημιουργία του λογαριασμού περιόδου;

Ναι. Η αρχική οθόνη είναι προεπισκόπηση και επιτρέπει άμεσες αλλαγές. Μετά τη δημιουργία, οι αλλαγές γίνονται στη σελίδα περιόδου του ενοικιαστή στον διαχειριστή ακινήτων.

Πότε θα επισημανθούν οι προμήθειες και τα τέλη διαχείρισης του ιδιοκτήτη ως εξοφλημένα;

Ακολουθεί τη ροή του ενοικίου. Όταν η περίοδος του ενοικίου επισημαίνεται ως εξοφλημένη, το σύστημα αυτόματα συμψηφίζει και επισημαίνει τις προμήθειες και τα έξοδα διαχείρισης ως εξοφλημένα.

Είναι απαραίτητη η ηλεκτρονική σύμβαση;

Όχι. Η επιλογή 'μη σύμβαση' είναι κατάλληλη για όσους έχουν έντυπη σύμβαση ήδη, χωρίς να επηρεάζει τη λειτουργία διαχείρισης.