Προσαρμοσμένες ειδοποιήσεις ενοικίασης: υπενθύμιση ενοικίου, λήξη μίσθωσης, παραδίδονται στο σωστό άτομο, την κατάλληλη στιγμή.

Τι μπορούν να κάνουν για εσάς οι προσαρμοσμένες ειδοποιήσεις;

Η διαχείριση μίσθωσης έχει πολλές εργασίες που απαιτούν ειδοποίηση σε συγκεκριμένα άτομα όταν έρθει η ώρα: Υπενθύμιση ανανέωσης που πρέπει να συζητηθεί όταν λήξει το συμβόλαιο, ειδοποίηση ενοικιαστών, υπενθύμιση για ανανέωση ασφαλιστικής κάλυψης, αποστολή ειδοποίησης αύξησης ενοικίου ετησίως. Οι προσαρμοσμένες ειδοποιήσεις επιτρέπουν να γράψετε αυτές τις εργασίες ως κανόνες: Ποτέ να στείλετε (χρονικός όρος), σε ποιον (παραλήπτες & συνθήκες φίλτρου), τι να στείλετε (περιεχόμενο με μεταβλητές). Ορίστε το μία φορά, το σύστημα αποστέλλει αυτόματα όταν έρθει η στιγμή του κάθε συμβολαίου.

Το κλειδί είναι ότι το περιεχόμενο είναι εξατομικευμένο: Χρησιμοποιούνται μεταβλητές (π.χ., όνομα ενοικιαστή, όνομα αντικειμένου, ημερομηνία έναρξης σύμβασης). Κατά την αποστολή, η κάθε ειδοποίηση προσαρμόζεται με τα δεδομένα του κάθε παραλήπτη. Ένας κανόνας μπορεί να σταλεί σε 100 ενοικιαστές και ο καθένας λαμβάνει ένα εξατομικευμένο μήνυμα, σαν να ήταν γραμμένο στο χέρι, αλλά αυτόματα.

Είσοδος: Πατήστε στο μενού αριστερά 'Ειδοποιήσεις', επιλέξτε 'Προσαρμοσμένοι Κανόνες Ειδοποιήσεων'. Θα δείτε ενσωματωμένους κανόνες (Υπενθύμιση Ανανέωσης, Ειδοποίηση Εξόδου, Ειδοποίηση Λήξης Ασφαλιστηρίου, Υπενθύμιση Αύξησης Ενοικίου), απλά ενεργοποιήστε τους ή πατήστε 'Προσθήκη' πάνω δεξιά για να δημιουργήσετε δικό σας κανόνα.

Τί μπορείτε να κάνετε; Πέντε πραγματικά σενάρια.

Όλοι αυτοί είναι ενσωματωμένοι κανόνες ή κανόνες που μπορούν να ρυθμιστούν σε λίγα λεπτά:

Τέσσερα βήματα για δημιουργία κανόνα

Βήμα 1: Βασικές Ρυθμίσεις

Ενεργοποιήστε τον διακόπτη, δώστε έναν ευανάγνωστο τίτλο στον κανόνα και επιλέξτε ειδοποιήσεις σε: Ενοικιαστές (αποστολή σε ενοικιαστές με σχετικές συμβάσεις) ή Υπαλλήλους (αποστολή μόνο σε υπαλλήλους που ενδιαφέρονται για συγκεκριμένο ακίνητο, αποφεύγοντας περιττές ειδοποιήσεις).

Βήμα 2: Συνθήκες Ειδοποίησης

• Τύπος ενεργοποίησης: Οδήγηση από συμβάν (ενεργοποίηση με βάση ημερομηνίες συμβολαίου, πιο σύνηθες) ή σταθερή περιοδικότητα (τακτική αποστολή).
• Ημέρα βάσης ενεργοποίησης: Επιλέξτε ποια ημερομηνία θα είναι βάση: Έναρξη συμβολαίου, Λήξη μίσθωσης, Ημέρα αποχώρησης, Έναρξη πολιτικής, Λήξη πολιτικής.
• Ρύθμιση χρόνου: Μία φόρα ή ετήσια ειδοποίηση (με βάση την ημέρα βάσης, αποστολή την ίδια ημέρα κάθε χρόνο, κατάλληλο για ετήσιες αυξήσεις ενοικίου ή ειδοποιήσεις που επαναλαμβάνονται κάθε χρόνο).
• Χρόνος αποστολής: Πριν από την ενεργοποίηση (προειδοποίηση), μετά την ενεργοποίηση (καθυστερημένη ειδοποίηση) ή την ημέρα της ενεργοποίησης, με ρύθμιση σε έτη, μήνες, ημέρες για πόσο νωρίς ή αργά.
• Κριτήρια φιλτραρίσματος: Περιορίστε περαιτέρω ποια συμβόλαια ισχύουν για τον κανόνα αυτό, π.χ., εάν η κατάσταση του συμβολαίου είναι 'ενεργή'. Προσθέστε πολλαπλά κριτήρια. Τα συμβόλαια που δεν πληρούν τα κριτήρια δεν θα λάβουν ειδοποίηση.

Βήμα 3: Περιεχόμενο ειδοποίησης

Συντάξτε τον τίτλο και το περιεχόμενο της ειδοποίησης. Στα αριστερά βρίσκεται η λίστα των διαθέσιμων πεδίων δεδομένων (κατάταξη ανά σύμβαση, ακίνητο κ.λπ.). Κάντε κλικ σε ένα πεδίο για να εισάγετε μια μεταβλητή (εμφανιζόμενη με διπλές αγκύλες, π.χ. όνομα ενοικιαστή, όνομα ακινήτου, ημερομηνία έναρξης σύμβασης), η οποία θα αντικαθίσταται με τα προσωπικά δεδομένα κάθε παραλήπτη όταν αποσταλεί. Τόσο ο τίτλος όσο και το περιεχόμενο μπορούν να χρησιμοποιούν μεταβλητές.

Αναφορά ειδοποίησης: Επιλέγοντας μερικά πεδία, το σύστημα θα δημιουργήσει αυτόματα έναν πίνακα στο τέλος της ειδοποίησης με οργανωμένα δεδομένα για αυτά τα πεδία, όπως το όνομα ακινήτου, το δωμάτιο, την ημερομηνία έναρξης σύμβασης, ώστε οι παραλήπτες να μη χρειάζεται να αναζητούν πληροφορίες στο κείμενο.

Βήμα 4: Προεπισκόπηση και αποθήκευση

Η σελίδα προεπισκόπησης δείχνει την πλήρη όψη της ειδοποίησης: τίτλος, περιεχόμενο και αυτόματα δημιουργημένος πίνακας αναφοράς, με τις μεταβλητές να παρουσιάζονται με διπλές αγκύλες. Ελέγξτε για λάθη και κάντε κλικ στην αποθήκευση.

Μετά την αποθήκευση, ο κανόνας εμφανίζεται στη λίστα με κατάσταση ενεργοποίησης. Κάθε κανόνας στη λίστα δείχνει περίληψη των συνθηκών ενεργοποίησης, τους παραλήπτες και την κατάσταση, με δυνατότητα απενεργοποίησης, τροποποίησης ή διαγραφής ανά πάσα στιγμή.

Αναζήτηση ειδοποιήσεων που έχουν σταλεί σε ενοικιαστές

Μετά την αποστολή ειδοποιήσεων, μπορείτε πάντα να ελέγχετε την κατάσταση κάθε αποστολής. Από το αριστερό μενού επιλέξτε [ Ειδοποιήσεις ] → [ Ιστορικό Ειδοποιήσεων Ενοικιαστών ].

Η σελίδα καταγράφει κάθε ειδοποίηση κατά χρονολογική σειρά, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου αποστολής, περίληψης κανόνων που προκάλεσαν την αποστολή (συχνότητα, στόχος, συνθήκες και κατάσταση κανόνα), καθώς και το όνομα του αντίστοιχου περιουσιακού στοιχείου, μονάδας και ενοικιαστή. Κάντε κλικ στο [ Δείτε το περιεχόμενο της επιστολής ] για να εμφανίσετε το πλήρες κείμενο που έλαβε ο ενοικιαστής.

Όταν υπάρχουν πολλαπλές καταχωρήσεις, χρησιμοποιήστε το [ Φίλτρο ] για να περιορίσετε την αναζήτηση και να βρείτε γρήγορα συγκεκριμένες εγγραφές ιδιοκτησίας ή ενοικιαστών.

Πώς φαίνεται το απεσταλμένο email; Κάθε παραλήπτης λαμβάνει τη δική του έκδοση

Όταν ενεργοποιείται ένας κανόνας, το σύστημα ελέγχει κάθε σύμβαση μία προς μία: εάν η ημερομηνία και οι συνθήκες φιλτραρίσματος ταιριάζουν, τότε τα δεδομένα της σύμβασης αντικαθιστούν τις μεταβλητές του περιεχομένου και αποστέλλονται στον αντίστοιχο παραλήπτη. Δηλαδή, το ποιος είναι ο παραλήπτης καθορίζει το περιεχόμενο του email.

Παράδειγμα κανόνα "Ειδοποίηση ευχαρίστησης για πενταετή ενοικίαση": ο ενοικιαστής Billy λαμβάνει "Γεια σου, Billy, σας ευχαριστούμε που ενοικιάσατε το Sunny Heights Apartment - Room 301 για πέντε χρόνια", ενώ άλλος ενοικιαστής λαμβάνει το δικό του όνομα, ακίνητο και δωμάτιο. Ένας κανόνας, μοναδικό email για κάθε ενοικιαστή, και εσείς το ρυθμίζετε μόνο μία φορά.

Συχνές Ερωτήσεις

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενσωματωμένων και προστιθέμενων κανόνων;

Δεν υπάρχει ουσιαστική διαφορά. Οι ενσωματωμένοι κανόνες έχουν ρυθμιστεί για κοινές περιπτώσεις (υπενθύμιση ανανέωσης, ειδοποίηση μετακόμισης, λήξη ασφάλισης, υπενθύμιση αναπροσαρμογής), μπορούν να ενεργοποιηθούν απευθείας και να τροποποιηθούν. Οι προστιθέμενοι κανόνες καθορίζονται από το μηδέν με συνδυασμό συνθηκών ενεργοποίησης, στόχου και περιεχομένου, με την ίδια ελευθερία.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ γεγονότων και σταθερής περιόδου;

Οι ειδοποιήσεις γεγονότων βασίζονται στην ημερομηνία κάθε συμβολαίου, για παράδειγμα, 60 ημέρες πριν από τη λήξη κάθε μίσθωσης. Ο χρόνος ποικίλει ανάλογα με το συμβόλαιο, και αυτό είναι το πρότυπο για τις ειδοποιήσεις ενοικίασης. Η σταθερή περίοδος δεν συνδέεται με τις ημερομηνίες συμβολαίων για περιοδική αποστολή.

Τι είναι οι μεταβλητές με διπλά άγκιστρα στο περιεχόμενο;

Είναι οι συμβολισμοί που αντικαθίστανται κατά την αποστολή. Το σύστημα τους αντικαθιστά με δεδομένα από το συμβόλαιο κάθε αποδέκτη: το όνομα του ενοικιαστή αλλάζει σε αυτό του παραλήπτη, ενώ τα δεδομένα αντικειμένων και ημερομηνιών αλλάζουν αναλόγως. Έτσι, κάθε μήνυμα που αποστέλλεται με τον ίδιο κανόνα είναι προσαρμοσμένο στον παραλήπτη.

Όταν επιλέγεται το προσωπικό ως αποδέκτες ειδοποιήσεων, θα σταλεί σε όλους τους υπαλλήλους;

Όχι, στέλνεται μόνο στο προσωπικό που παρακολουθεί το συγκεκριμένο αντικείμενο. Λαμβάνουν ειδοποιήσεις μόνο όσοι είναι υπεύθυνοι για τα αντικείμενα, και όχι όσοι δεν σχετίζονται. Οι παρατηρητές μελών μπορούν να προσαρμοστούν στις ρυθμίσεις αντικειμένου.

Μπορούν να τροποποιηθούν οι κανόνες μετά τη ρύθμιση; Τι γίνεται αν δεν επιθυμώ την αποστολή προσωρινά;

Όλα μπορούν να γίνουν. Επιστρέψτε στη λίστα κανόνων, χρησιμοποιήστε το μενού περισσότερων κάθε κανόνα για να τροποποιήσετε ή να διαγράψετε το περιεχόμενο. Για προσωρινή μη αποστολή, αλλάξτε την κατάσταση σε απενεργοποιημένη - οι ρυθμίσεις διατηρούνται και μπορούν να ενεργοποιηθούν ξανά οποτεδήποτε.

Τι μπορώ να κάνω αν ο ενοικιαστής πει ότι δεν έλαβε ειδοποίηση;

Ελέγξτε στο «Ειδοποιήσεις» → «Αρχείο Ειδοποιήσεων Ενοικιαστών». Το αρχείο παραθέτει την ώρα αποστολής κάθε ειδοποίησης για τον ενοικιαστή. Κάνοντας κλικ στο «Προβολή περιεχομένου μηνύματος», μπορείτε να δείτε το πλήρες κείμενο της αποστολής. Εάν υπάρχει καταχωρημένη αποστολή, ζητήστε από τον ενοικιαστή να ελέγξει τα ανεπιθύμητα μηνύματα ή να επιβεβαιώσει την ορθότητα του Email στα στοιχεία του.