किरायेदार प्रवेश व अनुबंध: किरायेदारी अवधि, जमा, और उपयोगिता शुल्क एक बार में सेट करें, और स्वचालित रूप से बिलिंग चक्र उत्पन्न करें

यह प्रक्रिया आपके लिए क्या कर सकती है?

जब किरायेदार प्रवेश करना हो, तो कमरे की इकाई पर क्लिक करें 'प्रवेश/अनुबंध', एक कार्यप्रवाह में सभी सेटिंग्स पूरी करें: किरायेदार जानकारी, किराया प्रकार और अवधि, भुगतान चक्र और अनुस्मारक, जमा, उपयोगिता शुल्क, अग्रिम भुगतान, जिससे सिस्टम स्वतः ही पूरे किरायेदारी बिलिंग चक्र का निर्माण कर देता है, और किसी मैनुअल प्रविष्टि की आवश्यकता नहीं।

प्रबंधन स्थिति में, प्रक्रिया में एक और चरण जोड़ता है: मालिक के लिया बिलिंग चक्र: कमीशन और प्रबंधकीय शुल्क स्वचालित रूप से सेटिंग के अनुसार उत्पन्न होते हैं, और किराया प्राप्ति पर स्वचालित रूप से समायोजित होते हैं। अंत में किरायेदार के साथ ऑनलाइन अनुबंध कीजिये, अनुबंध डेटा स्वतः प्रस्तुत किया जाता है, और पूरा प्रक्रिया अनुबंध संवितरण तक जाता है।

ऑपरेशन चरण

चरण 1: कमरे का चयन करें और किरायेदार जानकारी भरें

बाईं ओर के प्रॉपर्टी लिस्ट में वह कमरा खोजें जो किरायेदार के लिए है, उस कमरे के विकल्प अधिक (तीन बिंदुओं वाला आइकन) पर क्लिक करें, और 'प्रवेश/अनुबंध' चुनें।

प्रॉपर्टी पता स्वतः प्रस्तुत किया जाएगा, किरायेदार का नाम और ईमेल भरें। अगर अनुबंध में अतिरिक्त हस्ताक्षरकर्ता (जैसे गारंटर) है, तो 'अतिरिक्त हस्ताक्षरकर्ता जोड़ें' पर क्लिक करें; अन्यथा छोड़ दें।

स्टेप 2: किरायेदारी शर्तें सेट करें

लीज प्रकार (तीन में से एक)

• स्थिर अवधि लीज: स्पष्ट आरंभ और समाप्ति दिनांक वाली सामान्य लीज। आरंभ और समाप्ति दिनांक को मैन्युअल रूप से चुन सकते हैं या 1 वर्ष, 2 वर्ष पर क्लिक कर ला सकते हैं।
• मासिक लीज: लचीली अवधि जो बिना समाप्ति के होती है, प्रणाली मूल समझौते के भुगतान चक्र के आधार पर लगातार अगली बिलिंग अवधि उत्पन्न करती रहती है, दोनों पक्षों की पूर्व सूचना से समाप्त हो सकती है।
• स्थिर अवधि लीज, समाप्ति के बाद मासिक में बदलें (प्रणाली अनुशंसित): समझौता समाप्त होने पर पुनः हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं होती, प्रणाली स्वचालित रूप से नई बिलिंग अवधि उत्पन्न करती रहती है। यह उम्मीद होने पर उपयुक्त है कि किरायेदार जारी रहेगा, पुनः लीज के नवीनीकरण के भूल जाने से बिल मिश्रण नहीं होगा।

लीज अवधि और नवीनीकरण अनुस्मारक

लीज की आरंभ और समाप्ति तिथि सेट करने के बाद, नवीनीकरण सूचना दिवस सेट करें (जैसे समाप्ति से 30 दिन पहले): समय पर, प्रणाली उस संपत्ति का ध्यान रखने वाले सदस्यों को ईमेल अधिसूचना भेजेगी, जिससे पूर्व नवीनीकरण या किरायेदारी का प्रबंधन हो सके और खाली अवधि से आश्चर्यचकित न हों।

भुगतान चक्र और देय तिथि

भुगतान आवृत्ति में आठ प्रकार होते हैं: साप्ताहिक, द्वि-साप्ताहिक, मासिक, द्वि-मासिक, त्रैमासिक, चार-मासिक, अर्धवार्षिक, वार्षिक। सिस्टम आवृत्ति के अनुसार संबंधित बिलिंग अवधि उत्पन्न करता है।

प्राप्य देय तिथि के लिए दो नियमों में से एक चुनें: मास के किसी दिन का निर्धारण करें (जैसे, मास का पहला दिन), या बिलिंग अवधि के शुरू होने से पहले के कुछ दिन। यह तिथि अनुस्मारक एवं विलंब मान्यता का आधार है।

भुगतान अनुस्मारक ईमेल

किरायेदार को भुगतान नोटिफिकेशन भेजने का चयन करें और अग्रिम कितने दिन पहले भेजें (जैसे, प्राप्य तिथि से 5 दिन पहले)। मीटर रीडिंग की बिलिंग रीडिंग पूरी होने से पहले नहीं भेजी जाएगी; रीडिंग पूरी होने के बाद सिस्टम स्वत: नोटिफिकेशन भेज देगा। सिस्टम ध्यानवर्ती संपत्ति के सदस्यों को अनुस्मारक तिथि से 5 दिन पहले मीटर रीडिंग के लिए भी सूचित करेगा।

चरण 3: किराया, डिपॉजिट और यूटिलिटी

किराया और डिपॉजिट

किराए की राशि भरें, कर की जानकारी वैकल्पिक है (निश्चल राशि या प्रतिशत, जैसे ₹500 या 5%)। डिपॉजिट के महीनों की संख्या चुनें (1 महीने, 2 महीने के लिए त्वरित चयन), कई प्रविष्टियाँ जोड़ सकते हैं; पूर्वकालिक अनुबंध समापन की मुद्रणीय राशि वैकल्पिक है।

डिपॉजिट संरक्षक का चयन करें: प्रबंधन कंपनी का चयन करें तो डिपॉजिट कंपनी के खाते में होगा; या मालिक का चयन करें तो सिस्टम स्वतः डिपॉजिट को उस मालिक के विश्वास खाते में डाल देगा। विश्वास खाता एक आभासी खाता है जो सिस्टम प्रत्येक मालिक के लिए स्थापित करता है, जहां मालिक के लिए प्राप्त सभी धन रिकॉर्ड किया जाता है, इसे मालिक के बैंक खाते के रूप में समझें।

आवृत्तिक यूटिलिटी व्यय

किराए के अलावा नियमित रूप से लिया जाने वाला शुल्क (जैसे, पानी, इलेक्ट्रिसिटी, पार्किंग, नेटवर्क इत्यादि) एक बार यहां सेट करें, फिर हर अवधि में स्वत: उत्पन्न होगा। तीन बिलिंग तरीके:

• निश्चित शुल्क: प्रत्येक अवधि में स्वतः उत्पन्न निश्चित राशि, जैसे प्रति माह ₹100 के लिए जल शुल्क, लिफ्ट शुल्क, इंटरनेट शुल्क।
• मीटर रीडिंग बिलिंग: यूनिट मूल्य (जैसे प्रति यूनिट ₹5) और प्रारंभिक रीडिंग सेट करें (वैकल्पिक, बाद में जोड़ सकते हैं), प्रत्येक अवधि में प्रारंभिक और अंतिम रीडिंग दर्ज करें, सिस्टम खपत के अनुसार देय राशि की गणना करता है।
• मैन्युअल इनपुट: वास्तविक प्राप्त बिल राशि के अनुसार प्रत्येक अवधि में दर्ज करें, जैसे प्रतिमाह गैस बिल; कई किरायेदार होने पर, औसत या अनुपातिक वितरण का उपयोग करके प्रत्येक की देय राशि की गणना करें।

डायलॉग के शीर्ष स्विच से इस शुल्क की बिलिंग अवधि निर्धारित होती है, अर्थात यूटिलिटी बिलिंग के दो तरीके: यदि 'हां' पर स्विच करें, तो यह शुल्क किराए की बिलिंग अवधि में शामिल होगा (किरायेदारी अवधि के अनुसार), और किराए के साथ एक ही बिल पर लिया जाएगा; यदि 'नहीं' पर स्विच करें, तो सिस्टम एक स्वतंत्र यूटिलिटी बिलिंग अवधि उत्पन्न करेगा (किराए की अवधि से भिन्न), और इसे अपनी निर्धारित अवधि के अनुसार किराए से अलग लेगा।

अग्रिम संग्रह (वैकल्पिक)

प्रत्येक अवधि के यूटिलिटी शुल्क अग्रिम में भुगतान न करने के लिए, अग्रिम संग्रह चालू करें: एक अकाउंट चुनें और प्रत्येक अवधि के लिए अग्रिम राशि सेट करें (जैसे प्रति माह ₹500 की बिजली अग्रिम); वास्तविक शुल्क अग्रिम संग्रह से प्रत्येक अवधि में काटा जाता है, और एक निर्धारित समय पर समायोजित किया जाता है। यह अग्रिम खाता किरायेदार का कर्ज बनता है, कटौती के समय इसे आय के रूप में मान्यता दी जाती है, समाप्ति पर शेष राशि लौटाई जाती है। आवश्यकता न होने पर इसे बंद रखें।

किरायेदार बिलिंग अवधि उत्पन्न करें

किरायेदार बिलिंग अवधि उत्पन्न करने के लिए क्लिक करें, यह सेटिंग एक पूर्ण बिल पूर्वावलोकन बन जाएगी: डिपॉजिट बिल (प्राप्ति को चेकमार्क करें), प्रत्येक अवधि का किराया बिलिंग अवधि, साथ में यूटिलिटी शुल्क आइटम। पूर्वावलोकन में आप प्रत्येक अवधि की देय तिथि को समायोजित कर सकते हैं, व्यक्तिगत शुल्क आइटम हटा सकते हैं, अगले संस्करण के साथ विलय कर सकते हैं, या एकल भुगतान जोड़ सकते हैं।

चरण 4: मालिक खाते की अवधि (कमीशन और प्रबंधन शुल्क)

कमीशन

घर किराए पर देने के बाद दोनों पक्षों से लिया गया इंट्रोडक्शन शुल्क: मालिक से लिया कमीशन (तेजी से एक महीने क्लिक करें) और भाड़ेदार से लिया कमीशन (आधी महीने या एक महीने क्लिक करें), राशि को मैन्युअल रूप से दर्ज करें।

प्रबंधन शुल्क

प्रबंधन शुल्क उत्पन्न करने के विकल्प को चालू करें, सिस्टम सम्पत्ति द्वारा सेट प्रबंधन शुल्क मॉडल के अनुसार स्वतः प्रत्येक अवधि की राशि गणना करता है (उदा. किराया ₹15,000, प्रबंधन शुल्क 10%, ₹1,500 लाता है), राशि और प्रतिशत को संपादित करके समायोजित कर सकते हैं। पुष्टि के बाद मालिक खाते की अवधि उत्पन्न करें।

उत्पन्न करने के बाद मालिक खाते की अवधि की पूरी सूची देख सकते हैं, प्रत्येक अवधि के प्रबंधन शुल्क को अलग से बदलने के लिए पेंसिल आइकन पर क्लिक करें।

चरण 5: संपत्ति स्थिति निरीक्षण और संलग्नक

प्रवेश से पहले स्थिति की स्पष्ट रिकॉर्डिंग, चेक-आउट के समय ठोस प्रमाण:

• प्रॉपर्टी और रूम की तस्वीरें, टिप्पणियाँ: प्रॉपर्टी की 5 और रूम की 10 तस्वीरें अपलोड करें और टिप्पणियाँ लिखें। जब स्विच चालू करते हैं तो ये सामग्री अनुबंध में स्वचालित रूप से जुड़ जाएंगी और स्थिति प्रमाण के रूप में होंगी।
• किराए पर दी गई वस्तुओं की सूची: अनुबंध में जोड़ने का स्विच चालू करने के बाद, सामग्री जैसे फर्नीचर (बेड फ्रेम, अलमारी, टेबल आदि), उपकरण (एसी, वॉशिंग मशीन, फ्रिज आदि), चाबियाँ (मुख्य दरवाजा, रूम, रिमोट) की संख्या चुनें। सूची के बाहर के आइटम स्वयं जोड़ें। चेक-आउट के समय हर आइटम की जांच करें, कोई भी कमी रिकॉर्ड होगी।
• बीमा कंपनी की जानकारी: अगर इस लीज ने किराया बीमा लिया है, तो स्विच ऑन करें और इंतजार अवधि, बीमा कंपनी, पॉलिसी स्टार्ट और एंड डेट, बीमा राशि, सुरक्षा अवधि जैसे विवरण भरें। ये विवरण लीज के साथ आसानी से प्राप्त किए जा सकते हैं। विवरण के लिए देखें: किराया बीमा फीचर विवरण

तकनीकी पर हस्ताक्षर करें

संविदा को संपादित करने के लिए क्लिक करें और ई-संविदा के हस्ताक्षर के तरीके का चयन करें। सभी हस्ताक्षर होने के बाद, सिस्टम स्वतः पीडीएफ संविदा बनाता है और भेजता है या डाउनलोड के लिए उपलब्ध कराता है। चार विकल्प:

• ईमेल के माध्यम से किरायेदार हस्ताक्षर करें: सिस्टम किरायेदार के ईमेल पर हस्ताक्षर अधिसूचना भेजता है, किरायेदार इसे खोलकर ऑनलाइन हस्ताक्षर कर सकते हैं।
• लिंक के माध्यम से किरायेदार हस्ताक्षर करें: सिस्टम हस्ताक्षर लिंक बनाता है, जिसे कॉपी कर चैट ऐप के माध्यम से किरायेदार को भेजा जा सकता है।
• प्रत्यक्ष रूप से किरायेदार हस्ताक्षर करें: जब किरायेदार स्थान पर हो, तब आपके डिवाइस पर सीधे किरायेदार की मदद से हस्ताक्षर पूरा करें।
• संविदा नहीं, केवल प्रवेश जानकारी रिकॉर्ड करें: केवल संविदा जानकारी रिकॉर्ड करने के लिए चुनें, जब ई-हस्ताक्षर की आवश्यकता न हो, जैसे पहले से हस्ताक्षरित कागजात संविदा।

संविदा टेम्पलेट चुनें

ड्रॉपडाउन से टेम्पलेट चुनें: सिस्टम में निर्मित डिफ़ॉल्ट किराया टेम्पलेट, या आपकी कस्टम टेम्पलेट्स (जैसे शॉर्ट टर्म, लॉन्ग टर्म, विदेशी किरायेदार), या नया टेम्पलेट बनाने या संशोधित करने के लिए टेम्पलेट एडिट करें क्लिक कर सकते हैं।

टेम्पलेट चुनने के बाद, पिछले चरणों में भरी गई जानकारी स्वचालित रूप से अनुबंध वेरिएबल फ़ील्ड्स में आ जाएगी: किरायेदार और मकान मालिक के नाम, पता, कमरा, हस्ताक्षर क्षेत्र और हस्ताक्षर तिथि। हर बार पुनः टाइप करने की आवश्यकता नहीं है; किरायेदार की व्यक्तिगत जानकारी किरायेदार द्वारा हस्ताक्षर के समय भरी जाएगी।

जब आपके हस्ताक्षर की बारी आती है, तो आप हस्तलिखित चित्र बना सकते हैं, हस्ताक्षर छवि अपलोड कर सकते हैं, या पहले से सेव किए गए हस्ताक्षर का उपयोग कर सकते हैं। हस्ताक्षर से पहले यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि आप अनुबंध को अच्छी तरह से पढ़ चुके हैं और स्वेच्छा से हस्ताक्षर कर रहे हैं। पूरा होने पर हस्ताक्षर को अनुबंध में जोड़ने के लिए क्लिक करें।

अनुबंध की पूर्वावलोकन कर पुष्टि करने के बाद, अनुबंध को किरायेदार को भेजें। जब किरायेदार हस्ताक्षर पूरा कर लेता है, तो सिस्टम स्वचालित रूप से दोनों पक्षों के लिए पूर्ण अनुबंध PDF उत्पन्न करता है।

संपन्न होने पर: बिलिंग साइकिल स्वचालित रूप से उत्पन्न हो चुकी है, पुनः प्रविष्टि की आवश्यकता नहीं है

प्रवेश के बाद, प्रॉपर्टी प्रबंधन के किरायेदार बिलिंग इंटरफ़ेस पर जाएं. यहाँ आप सिस्टम द्वारा इस किरायेदार के लिए स्वचालित रूप से उत्पन्न सभी बिलिंग साइकल देख सकते हैं: किराया बिलिंग साइकिल (लीज अवधि के आधार पर, जिसमें समेकित उपयोगिताएँ शामिल हैं) और उपयोगिता बिलिंग साइकिल (किराया चक्र से भिन्न शुल्क), प्रत्येक चक्र स्वतः उत्पन्न होते रहेंगे, पुनः मैन्युअल प्रविष्टि की आवश्यकता नहीं है। मीटर-आधारित आइटम में 'बिना मीटर' चिह्नित किया जाएगा जब तक कि मीटर रीडिंग पूरी नहीं हो जाती, और रीडिंग के बाद राशि स्वतः बिल में जोड़ दी जाएगी।

एजेंसी अकाउंट टैब पर स्विच करें, आप देख सकते हैं कि इस अनुबंध से उत्पन्न आवर्ती प्रबंधन शुल्क बिलिंग साइकिल। प्रत्येक चक्र के लिए राशि और भुगतान कर अंतिम तिथि पहले से तय है, ये स्वतः उत्पन्न होते रहेंगे, पुनः मैन्युअल प्रविष्टि की आवश्यकता नहीं है, बस संग्रह और अकाउंटिंग के लिए इंतजार करें।

देखें/संशोधित करें अनुबंध: किराया, भुगतान चक्र, डिपॉजिट, आवर्ती बिलिंग कोई भी समय समायोजित करें

अनुबंध पूरा होने के बाद, किराया, भुगतान चक्र, डिपॉजिट या आवर्ती बिलिंग को समायोजित करने के लिए, कमरे इकाई के अधिक मेनू (तीन बिंदु का आइकन) पर क्लिक करें, अनुबंध देखें चुनें, किराया शर्तें, भुगतान चक्र, डिपॉजिट और आवर्ती युटिलिटी शुल्क सीधे इस स्क्रीन पर संशोधित कर सकते हैं, नया अनुबंध बनाने की आवश्यकता नहीं है। कृपया ध्यान दें: अधूरे हस्ताक्षरित ई-समझौतों को अस्थायी रूप से संशोधित करने के लिए लॉक किया जाएगा, संशोधन के लिए हस्ताक्षर पूरा होना आवश्यक है।

सामान्य प्रश्न

तीन प्रकार की लीज़ कैसे चुनें?

स्पष्ट प्रारंभ और समाप्ति तिथियों के साथ सामान्य लीज़ जो समाप्ति पर पुन: प्रक्रिया करती है, निश्चित अवधि का चयन करें। पूरी तरह से लचीली अवधि, किसी भी समय समाप्ति की सूचित करने वाली लीज़, मासिक लीज़ का चयन करें। यदि उम्मीद है कि किरायेदार समाप्ति के बाद रहेंगे, तो निश्चित अवधि समाप्ति के बाद मासिक में बदलें (सिस्टम सिफारिश): समाप्ति पर पुनः हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं है, बिलिंग अवधि अपने आप जारी रहती है, बिलिंग में चूक नहीं होती।

क्या किराएदार का Email भरना आवश्यक है?

बंधक भरने की सिफारिश नहीं है। यदि नहीं भरा गया, तो सिस्टम किरायेदार को किराया भुगतान सूचना नहीं भेजेगा, और ऑनलाइन अनुबंध Email सूचनाएं भी नहीं मिलेंगी। यदि वास्तव में कोई Email नहीं है, तो अनुबंध लिंक या ऑनसाइट साइन मोड से किया जा सकता है।

डिपॉजिट प्रबंधन कंपनी द्वारा या मालिक के द्वारा रखा जाता है, इसमें क्या फर्क है?

फर्क यह है कि पैसे किसके खाते में दर्ज किए जाते हैं। मालिक चुनने पर, सिस्टम ऑटोमेटिकली डिपॉजिट को उस मालिक के ट्रस्ट अकाउंट में दर्ज करता है (सिस्टम द्वारा प्रत्येक मालिक के लिए बनाए गए वर्चुअल अकाउंट में दर्ज करते हैं, सभी संग्रह भी वहीं दर्ज होते हैं), बाद में मालिक के खाते में एक साथ निपटान होता है; प्रबंधन कंपनी चुनने पर, कंपनी खाते में दर्ज करता है। आपके और मालिक के अनुबंध के अनुसार चुनें।

पूर्व-भुगतान क्या है? क्या ये डिपॉजिट के समान है?

अलग-अलग हैं। जमा राशि प्रदर्शन के लिए गारंटी है, आम तौर पर यह किरायेदार के जाने पर पूरी तरह से लौटाई जाती है; अग्रिम भुगतान पहले से ली गई राशि है जो वास्तविक खर्च के लिए उपयोग की जाती है, जैसे कि हर महीने 500 रुपये के बिजली बिल को पहले अग्रिम लिया गया और उसमें से वास्तविक व्यय को काट लिया गया, जिससे मकान मालिकों को हर बार एडवांस भुगतान करने और हर महीने के लिए सेटलमेंट करने की परेशानी से बचने में मदद मिलती है, किरायेदार के जाने पर शेष राशि का सेटलमेंट किया जाता है। दोनों ही खाते में किरायेदार का कर्ज हैं, आय नहीं।

क्या बिलिंग पीरियड बनने के बाद भी संशोधित किया जा सकता है?

हाँ। यह केवल पूर्वावलोकन है जब यह उत्पन्न होता है, उस समय आप भद्ननी की तिथि को समायोजित कर सकते हैं, व्यक्तिगत शुल्क हटा सकते हैं, अगले पीरियड को मर्ज कर सकते हैं या एकल भुगतान जोड़ सकते हैं; बिलिंग पीरियड बनाने के बाद यदि फिर से संशोधन करना हो, तो संपत्ति प्रबंधन के कमरे के यूनिट सेक्शन में जाकर किरायेदार बिलिंग पृष्ठ में बदलाव कर सकते हैं।

मालिक की कमीशन और प्रबंधन शुल्क कब प्राप्त समझा जाएगा?

यह किराए के साथ चलता है। जब किसी अवधि के किराए का बिलिंग पीरियड भुगतान के रूप में चिह्नित किया जाता है, तो सिस्टम स्वचालित रूप से कटौती करता है और उस अवधि के प्रबंधन शुल्क और मालिक की कमीशन को भी प्राप्त के रूप में चिह्नित करता है, जिससे हर रिकॉर्ड पुनः सत्यापन की आवश्यकता नहीं होती है।

ऑनलाइन कॉन्ट्रैक्ट साइन करना अनिवार्य है?

नहीं। साइन करने का अंतिम विकल्प है साइन नहीं करना, केवल मूव-इन डेटा रिकॉर्ड करना, जो पहले से हस्ताक्षरित कागजी अनुबंध वाली स्थिति के लिए उपयुक्त है, बिलिंग और प्रबंधन कार्यक्षमता पर कोई असर नहीं पड़ता।