मैन्युअल एंट्री: मरम्मत, बीमा, मूल्यह्रास, बिलिंग अवधि के बाहर की भी आय और व्यय दर्ज करें

मैन्युअल एंट्री आपके लिए क्या कर सकती है?

किरायेदार की बिलिंग अवधि स्वतः किराया, बिजली, पानी की रिकॉर्ड रखती है जो किरायेदारी से संबद्ध होते हैं, लेकिन किरायादारी सिर्फ किराया वसूली तक सीमित नहीं है: मरम्मत, बीमा, हाउस टैक्स, मूल्यह्रास जैसी चीजें भी इसमें शामिल हैं। ये मैन्युअल प्रवेश दरअसल इसे सिस्टम में दर्ज करने का प्रवेश द्वार है।

एंट्री के बाद कुछ और करने की जरूरत नहीं: एंट्री स्वतः लाभ और हानि खाते, बैलेंस शीट, नकद प्रवाह रिपोर्ट और कर विवरण रिपोर्ट्स में प्रतिबिंबित होगी, जितनी अधिक प्रविष्टियां, उतनी ही वास्तविक संचालन के करीब रिपोर्ट्स।

संचालन विधि

चरण 1: मैन्युअल प्रविष्टि पृष्ठ पर जाएं

बाएँ मेनू में रिपोर्ट पर क्लिक करें, फिर मैन्युअल प्रविष्टि पर जाकर, पेज पर आने के बाद शीर्ष दाएँ कोने में 'नई मैन्युअल प्रविष्टि' बटन पर क्लिक करें।

चरण 2: प्रविष्टि विवरण भरें

नई मैन्युअल प्रविष्टि विंडो में क्रम से भरें:

• संपत्ति/कंपनी चुनें: यह प्रविष्टि किस संपत्ति या कंपनी के अधीन दर्ज की जाए, रिपोर्ट में इसे इसी आधार पर जोड़ा जाएगा।
• लेन-देन की तारीख: यह प्रविष्टि जिस तिथि को वास्तविक रूप से हुई, रिपोर्ट इसे उसी तारीख के अंतर्गत मानेगी।
• प्रविष्टि विवरण: प्रत्येक पंक्ति पर खाता चयन करें, डेबिट या क्रेडिट राशि भरें। शुरू में दो पंक्तियाँ होती हैं, अधिक खातों की जरूरत हो तो 'नया' पर क्लिक कर पंक्ति जोड़ें।
• टिप्पणी: इस इंट्री के उपयोग या प्रमाण की जानकारी (अधिकतम 400 अक्षर) लिखें, ताकि बाद में मिलान करते समय अनुमान न लगाना पड़े।

आम एंट्री कैसे भरें?

पट्टा प्रबंधन की सबसे सामान्य तीन मैन्युअल एंट्री:

सरल समझ: खर्च डेबिट में रिकॉर्ड करें; जहां से पैसा निकलता है (बैंक जमा कम) या जहाँ एसेट को ऑफसेट किया जाता है (संचित मूल्यह्रास बढ़ता है) उसे क्रेडिट में रिकॉर्ड करें। दोनों पक्षों की राशि समान होगी, तो खाता संतुलित होगा।

रेकॉर्ड की गई प्रविष्टि कहां दिखाई देगी?

प्रस्तुत करने के बाद यह तुरंत लागू होता है और यह अपने आप वस्तु स्थिति में आय व व्यय विवरण (खर्च खाते), संपत्ति और देनदारी विवरण (संपत्ति और देनदारी खाते), और नकदी प्रवाह विवरण में शामिल होता है। यदि खाता पहले से टैक्स रिपोर्टिंग फील्ड्स से जुड़ा हुआ है (जैसे अमेरिका Schedule E, यूके SA105, जर्मनी Anlage V, कनाडा T776), तो टैक्स फॉर्म उत्पन्न करते समय इसे स्वचालित रूप से भरा जाएगा, बिना फिर से दर्ज किए।

सामान्य प्रश्न

क्यों लाल रंग में असंतुलित डेबिट/क्रेडिट प्रदर्शित हो रहा है और इसे प्रस्तुत नहीं किया जा सकता?

डेबिट टोटल और क्रेडिट टोटल बराबर नहीं हैं। संकेत क्षेत्र वर्तमान दोनों पक्षों का कुल और अंतर प्रदर्शित करेगा, उस साइड को समान राशि से समायोजित करें जो कमी है। प्रत्येक प्रविष्टि के लिए डेबिट और क्रेडिट बराबर होना अनिवार्य है, यही डबल-एंट्री बुककीपिंग का नियम है, और प्रणाली गलत प्रविष्टियों को रोकने के लिए इसे लागू करती है।

कौन से लेन-देन मैन्युअल एंट्री के लिए हैं और कौन से किरायेदार स्टेटमेंट पर दर्ज किए जाने चाहिए?

लीज बिल से सीधे संबंधित शुल्क किरायेदार स्टेटमेंट पर दर्ज करें: किराया, उपयोगिता शुल्क, सफाई शुल्क जैसे किरायेदार से वसूली जाने वाली राशि। लीज बिल से असंबंधित शुल्क मैन्युअल एंट्री में दर्ज करें: मरम्मत, बीमा शुल्क, संपत्ति कर, मूल्यह्रास जैसे मकान मालिक के खर्च और लेखांकन समायोजन।

क्या एक एंट्री में दो से अधिक खाते हो सकते हैं?

हां, एंट्री विवरण के नीचे 'नया जोड़ें' पर क्लिक करके खाते की लाइनें जोड़ी जा सकती हैं, लाइनों की संख्या असीमित है, जब तक सभी डेबिट्स का योग सभी क्रेडिट्स के योग के बराबर है।

क्या एंट्री की तिथि रिपोर्ट को प्रभावित करेगी?

हां, रिपोर्ट अवधि के दौरान लेन-देन की तिथि के आधार पर होती हैं: आय विवरण और नकदी प्रवाह विवरण देखता है कि कौन सी अवधि के भीतर लेन-देन की तिथि है, जबकि बैलेंस शीट देखती है कि क्या लेन-देन की तिथि रिपोर्ट तिथि से पहले है। इसलिए वास्तविक लेन-देन की तारीख दर्ज करें, न कि उसी दिन की तारीख।